關于商務寫作基礎知識

　　寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。所有我們需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

　　商務寫作基礎知識1

　　1.口語化

　　每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

　　2.語氣語調

　　由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

　　3.真誠

　　不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

　　4.直接

　　跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。

　　5.禮貌

　　我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

　　特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的'觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

　　6.簡潔

　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

　　7.精確

　　當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

　　8.針對性

　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

　　9.語言樸實

　　前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。

　　10.回復迅速及時

　　給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

　　11.標題

　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?”，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。

　　13.校對

　　寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數據等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。

　　商務寫作基礎知識2

　　商務寫作技巧

　　使用第一人稱而不用無人稱句子

　　Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction."

　　錯誤示例：這個組織的運作目標包括鼓舞士氣和提高工作滿意度。

　　Right: "I want to enjoy working here. I'll bet you do, too."

　　正確示例：我想要享受在這兒工作。我相信你也是。

　　使用生動的語言而不是陳詞濫調

　　Wrong: "This action item calls for out-of-the-box thinking."

　　錯誤示例：這項任務要求大膽開闊的想法。

　　Right: "If you've got an idea that you're afraid might be half-baked, let's consider it anyway."

　　正確示例：如果你有一個想法，那你擔心會中途流產，沒關系先考慮再說。

　　不要重復自己說的話

　　Wrong: "This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process."

　　錯誤示例：這個培訓項目能教會你營銷過程中最好的手段、方法、技巧和技能。

　　Right: "This program teaches the best marketing tricks."

　　正確示例：這個項目能教會你最好的營銷手段。

　　用名詞和動詞而不是形容詞和副詞

　　Wrong: "We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems."

　　錯誤示例：我們推出了一款令人振奮的、全新的`產品，它能夠輕易解決我們面臨的最難的銷售問題。

　　Right: " This product will help you turn prospects into customers in less time."

　　正確示例：這款產品能夠幫助你在較短時間內開拓新用戶。

　　展示證據而不是觀點

　　Wrong: "We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople."

　　錯誤示例：我們有最好的服務，最值得信賴的產品和最友善的銷售人員。

　　Right: "We won the XYZ best service award. Twice."

　　正確示例：我們贏得了XYZ最佳服務獎兩次。

　　商務寫作注意事項

　　切忌主客不分或模糊。

　　例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應改為 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.)

　　句子不要零碎。

　　例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 兩個句子應該連在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

　　結構對稱，令人容易理解。

　　例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應改為: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

　　單復數不要搞亂，不然會好刺眼，看著不舒服。

　　例如: An authorized person must show that they have security clearance. 應改為 Authorized persons must show that they have security clearance.

　　動詞和主語要呼應。

　　想想這兩個句子的分別: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.

　　時態和語氣不要轉換太多。

　　看商務英語已經是苦事，不要浪費人家的精力啊。

　　標點要準確。

　　例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 應改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

　　選詞正確。

　　像 affect和effect，operative和operational等 等就要弄清楚才好用啦。

　　拼字正確。

　　有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。

　　大小寫要注意。

　　除非 必要不要整個詞都大寫，除非要罵人。例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。要強調的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

　　商務寫作基礎知識3

　　(一)商務文書的分類

　　在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類型：

　　1.按形式來劃分

　　以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類：

　　固定格式的商務文書

　　常見的固定格式的商務文書主要有：商務合同、邀請信、通知、請示以及批復。相比較而言，這類商務文書的格式是有比較規范的要求的。

　　非固定格式的商務文書

　　而所謂非固定格式的商務文書，在日常工作中則往往應用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機和網絡一起興起的電子郵件。

　　2.按內容用途來劃分

　　以內容以及用途作為劃分標準，商務文書則又可以分為以下兩類：

　　通用的商務文書

　　常見的`通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。

　　禮儀性的商務文書

　　而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

　　(二)商務文書寫作的作用

　　正如前文所提到的，商務文書寫作是很多人工作的一部分;而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。

　　《福布斯》雜志的創始人——馬爾克姆·福布斯曾經說“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”。也就是說，寫好商務文書在一定程度上能夠給大家帶來很大的經濟利益。

　　【案例1】

　　單向溝通的表現

　　日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開著他就會收到，并且往往根據他自己當時的心情去詮釋短信的內容。而發送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發不必要的誤會和誤解。

　　(三)學習商務文書寫作的關鍵

　　商務文書寫作的核心內容包括以下幾個部分，這些內容也就是本課程的主要構成：

　　商務文書的寫作步驟以及相應的重點;

　　商務文書的寫作技巧;

　　商務文書寫作的注意事項;

　　商務文書寫作應掌握的范例。

　　(四)商務文書寫作的特點與要素

　　1.商務文書寫作的特點。提煉出商務文書以下的特點：

　　簡明

　　正所謂“句中無余字，篇內無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。

　　準確

　　而所謂“準確”，就是要求商務文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復三次。在意思清楚的前提下，商務文書寫作應追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。

　　樸實

　　所謂“樸實”，就是指在商務文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

　　莊重

　　所謂“莊重”，是指在商務文書中對整體風格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。

　　規范

　　商務文書寫作在很多方面還具有規范性強的特點，其中標點符號的規范性就尤為重要，但是卻往往被大家所忽視。

　　2.商務文書寫作的要素

　　商務文書寫作有以下四個要素：

　　主旨

　　所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。就是應該對方看到該商務文書后產生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應該遵循“正確、務實、集中、鮮明”的原則。

　　材料

　　好的商務文書不是一蹴而就，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。在材料方面，應該遵循“收集要多、選擇要嚴、使用要巧”的原則。

　　結構

　　好的商務文書還應該具有良好的結構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

　　語言

　　如果說主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重、表達規范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。

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