文秘人員如何提高辦公效率

　　辦公室同時也是全局的重要窗口，在很大程度上代表著全局的形象、文化，影響著全局的效率和質量。那么你有了解過文秘人員如何提高辦公效率嗎？下面是小編收集整理的文秘人員如何提高辦公效率，歡迎大家分享。

　　一、作為一名出色的秘書，要有效利用工作時間,提高辦公效率應該從下幾方面開始:

　　1、明確自己的工作任務和職責;

　　2、要區分常規工作和非常規工作;

　　3、動腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先后次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學的有序的一項一項地完成工作任務。

　　4、巧妙地運用一些方法,合理分配精力,精明地利用時間,以提高效率;

　　5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;

　　6、安排工作要適應整個流程的正常運轉,不間斷、延誤或降低團隊的整體效益;

　　7、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限,不能只憑個人想象和愛好安排工作;

　　8、秘書應盡量堅持記工作日記,通過時間和活動的詳細記錄,認真分析、評估自己利用時間的有效程度。

　　二、秘書在實際工作中，常常會遇到這些情況：

　　做會議記錄，寫著寫著筆沒水了;

　　訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了;

　　用膠水時，找不到刷子;

　　開會時間到了，找不到會議室的鑰匙;

　　類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。

　　這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關系到工作的質量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

　　三、日常使用的必備工具：

　　1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。

　　2、選用質量較好的訂書機并注意維護，使之處于良好狀態。

　　3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因為找這些東西而耽誤了時間。

　　4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時打不開。

　　5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。

　　6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。

　　7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。

　　8、辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因為一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。

　　以上說的一些非常小的事情許多人并沒有留意，東放一個，西放一個，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

　　四、作為秘書，辦公桌上應該盡量備齊各種實用工具書：

　　1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據情況準備。

　　2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關系密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存,則分類記住什么單位、什么時間制發的,什么文件號,用的時候很快就能借到。

　　3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因為地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導致耽誤事情的現象屢見不鮮。

　　4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的'手冊。

　　5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。

　　6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。

　　7、計量單位簡表,節氣、氣象方面的知識手冊。

　　8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。

　　9、與本職工作有關的表格。

　　一個秘書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。

　　一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，從辦公桌上下手吧。比如電腦本、筆記本、資料等重要東西，千萬要出現在辦公桌上，不要收在抽屜里。

　　二、收起無用之物把生活上的一些東西盡可能的收到抽屜里，不僅眼不見為凈，還能很好的排出你的雜念。分神的時候偶爾看見那些東西會刻意去把玩兩下，這樣時間就悄悄溜走了。

　　三、制定工作目標做一個詳細的工作目標和每天的行程安排，比如上午主要是做什么內容的工作，下午是做什么內容的工作。或者分的更細一些，哪個小時該干什么，一個月內完成什么任務等。

　　拓展：

　　一、建立個人與組織同步成長的有效機制

　　個人和組織的成長是相輔相成的。個人在崗位上獲得的報酬不僅僅包含工資、福利等物資上的報酬，還包括知識增長、能力提升、情感友誼、獲得尊重、職務晉升、個人抱負的實現等非物質報酬。一是加大對辦公室人員的培訓力度，盡快掌握辦公室工作的知識和能力，還要了解全局事務，使每個辦公室工作人員經過在辦公室的鍛煉能夠獨當一面,為個人發展打下基礎。二是建立辦公室人員與某一項或幾項業務處室定向聯系的制度，熟悉、掌握某一或某幾項具體的業務，辦公室人員“一專多能”，成為多面手。三是逐步建立辦公室人員輪轉、晉升和學習的機制，使辦公室人員有更廣闊的發展空間、更多實現自我價值和夢想的機會。四是幫助個人建立職業生涯規劃，為個人成長和發展提供美好的愿景，提高個人工作的積極性、主動性。

　　二、打造團結協作、榮辱與共的團隊文化

　　辦公室工作事務繁雜，靠一人之力往往難以有效完成，必須依靠整個團隊優勢互補、密切合作。務必意識到，一項工作沒有完成或沒有最好的完成，不是一個人的責任和榮辱，而是辦公室整個團隊的責任和榮辱。一是在合理分工的基礎上建立有機合作，實行AB角制度，提升工作能力和合作意識；二是不定期開展團隊訓練，增進友誼和感情；三是建立辦公室會議輪流主持制度，堅持民主決策，推動自我管理，使人人成為團隊建設的主人，成為團隊文化的塑建者；四是營造輕松、愉快、融洽的工作氛圍，在快樂中工作，在工作中成長。

　　三、建立分工明晰、權責統一的負責機制

　　一件事或一項業務應有一個人從頭到尾一竿子負責到底，其他人予以配合、支持，以建立有效清晰的責任機制。辦公室可根據人員、職責進行分工，實行一人多崗、一崗多責。工作崗位的分配要兼顧人員數量、任務量、個人成長的平衡。根據現況，可將辦公室崗位分為：

　　1.發文秘書，負責文秘事務、簡報及所有發文、綜合性材料的起草、核稿、印制、管理等。

　　2.收文秘書，負責文秘事務及所有收文傳閱、辦理、傳閱、督查、管理等。

　　3.機關事務秘書，負責辦公用品、印章、會務、接待、用車管理等。

　　4.財務，負責所有財務相關事務。

　　5.人事，負責人事相關工作。

　　6.檔案管理。

　　7.駕駛員

　　四、塑造“日事日畢、日清日高”的辦公室文化

　　辦公室人少事多、雜，稍有懈怠、拖沓，就會影響整個工作的效率。因此，提高效率和質量是每個辦公室人員的必修課，每天的事情必須當天完成，工作的質量每天都有所提升，養成工作后總結和反思的習慣，不斷總結經驗和教訓，提高工作的效率和質量。

　　五、完善簡潔高效、規范合理的程序和制度體系

　　建立發文、收文、辦文、車輛管理、會務接待、保密、財務管理、辦公用品管理、印章管理等一整套的程序和制度體系，致力于高效率和高質量的統一。在程序規范和制度遵守上，辦公室要以身作則，形成一種文化，才能確保不會忙中出亂，手忙腳亂。

　　六、形成固定格式、固定模式的標準化管理

　　對于常規性的工作，可采用標準化管理。如會議接待的席位卡一次制作，可多次使用；會議回執的格式基本統一，形成較固定的模板；發文的格式制作統一的模板等等。凡是工作中可以形成固定格式、固定模板的盡量形成固定格式或模板，減少不必要的步驟，改進工作流程，避免做重復勞動，節約時間，從而有助于提升工作效率和質量。對于日常事務，還要做好事前準備工作，才能夠在時間緊急的情況下較好的完成任務。

　　此外，提高行政效率還要在硬件上下功夫，如打印機配備數量和質量，消耗品的儲備等。更重要的是，提高行政效率要靠整個團隊的共同努力。

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