資料管理制度
現(xiàn)如今，需要使用制度的場合越來越多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。大家知道制度的格式嗎？下面是小編整理的資料管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
資料管理制度1
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序
1.0目的
確保現(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。
3.0職責(zé)
3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。
3.2各部門(管理處)負(fù)責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
4.1.2外來文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。
4.3文件和資料的'受控狀態(tài)
4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋'受控文件'印章,注明受控號,非受控文件一般只進(jìn)行編號。
4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋'受控文件'印章。
4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。
4.4文件和資料的編寫、審批質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。
4.5文件和資料的發(fā)布
4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名,領(lǐng)取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的文件和資料。
4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準(zhǔn)后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。
4.6文件和資料的更改
4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行,當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單,到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應(yīng)同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。
4.7文件和資料的管理
4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。
4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。
4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時間歸還。
4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
4.8文件和資料的換版與作廢
4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號用'正'字的筆劃數(shù)表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。
4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上'作廢'印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》
5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》
6.0相關(guān)記錄
6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》
6.2《文件和資料更改申請表》
6.3《質(zhì)量文件清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
資料管理制度2
信息資料管理制度的.有效執(zhí)行對企業(yè)至關(guān)重要：
1. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)競爭力。
2. 提升效率：有序的資料管理有助于快速找到所需信息，提高工作效率。
3. 遵守法規(guī)：避免因違規(guī)操作導(dǎo)致的法律風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)聲譽。
4. 支持決策：準(zhǔn)確、全面的信息能為管理層決策提供有力支持。
資料管理制度3
1、目的：
明確技術(shù)圖樣與文件的簽署、更改及標(biāo)準(zhǔn)化等內(nèi)容，對技術(shù)圖樣與文件進(jìn)行有效的控制。技術(shù)文件是公司的核心秘密，是公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務(wù)和責(zé)任保證技術(shù)文件的完整性、正確性、系統(tǒng)性以及保密性，為了加強管理并規(guī)范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監(jiān)督、自覺遵守。
2、定義：
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙，各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料以及商務(wù)合同、客戶資源、財務(wù)報表等等；技術(shù)文件還包括未打印出圖的尚在計算機(jī)里的圖紙資料、技術(shù)文檔等。
3、范圍：
適用于產(chǎn)品圖樣、工藝圖樣、設(shè)計文件和工藝文件的管理。
4、職責(zé)：
技質(zhì)部門負(fù)責(zé)技術(shù)圖樣與文件的統(tǒng)籌管理。
5、內(nèi)容：
5.1技術(shù)文件的形成與發(fā)放
5.1.1任何一份技術(shù)文件的形成都是公司員工辛勤勞動的成果和員工智慧的結(jié)晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過程控制和后期經(jīng)營等因素，顯而易見是公司投入了巨大的財力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個平臺上共同進(jìn)步和發(fā)展的過程中形成了種種技術(shù)文件。
5.1.2技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及圖紙資料的形成應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計（編制）、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
5.1.3技術(shù)文件標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中應(yīng)簽署齊全，簽署不全的技術(shù)文件不得投放到相關(guān)部門，更不得使用。
5.1.4圖紙投入使用，即投放到各使用單位（部門）之前，必須加蓋“文件副本”、“受控文件”章，由技質(zhì)部門發(fā)放到各使用單位并進(jìn)行登記，或由使用單位提出申請，技質(zhì)部負(fù)責(zé)圖紙的發(fā)放。
5.1.5紙質(zhì)技術(shù)文件或電子檔技術(shù)文件等由技質(zhì)部收存并負(fù)責(zé)保管。員工借閱技術(shù)文件應(yīng)憑部門經(jīng)理批準(zhǔn)的借閱申請單向技質(zhì)部借閱，用完后及時歸還，并保證資料的完整性。
5.1.6技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行；技術(shù)文件修改前，負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容，交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.1.7修改后的技術(shù)文件必須重新履行會審、會簽及批準(zhǔn)手續(xù)，填發(fā)更改通知書。
5.2技術(shù)文件的管理與存檔
5.2.1技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據(jù)，必須加強管理，各部門應(yīng)指定一名專職或者兼職資料員負(fù)責(zé)各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作，保證技術(shù)文件的完整，準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。若暫時未指定資料員，則由部門經(jīng)理暫行代理。部門經(jīng)理和資料員負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的保密、發(fā)放與歸檔。
5.2.2技術(shù)文件、圖紙由技質(zhì)部備份、存檔，技質(zhì)部定期對技術(shù)資料進(jìn)行整理。
5.3技術(shù)文件的保密
5.3.1技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自打印、復(fù)制，不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝出。因工作需要必須打印或復(fù)制時，經(jīng)辦人提出書面申請單，部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可通過技質(zhì)部資料員打印、復(fù)印、拷貝。
5.3.2為了保證技術(shù)資料的'保密性，除按正常程序（員工填寫申請單，部門經(jīng)理批準(zhǔn)）辦理外，任何人不得私自向外人轉(zhuǎn)讓和借出技術(shù)資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要報公司給予嚴(yán)肅處理。
5.3.3若不負(fù)責(zé)任的遺失技術(shù)文件或者因為種種原因泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
5.4技術(shù)文件的銷毀
5.4.1由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文件會占據(jù)不必要的資源，故有的技術(shù)文件需要銷毀和清除。
5.4.2需要銷毀的技術(shù)文件由資料員提出，部門經(jīng)理會同有關(guān)技術(shù)人員一起仔細(xì)校對核實，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報總經(jīng)理室，由總經(jīng)理簽署“同意”后，方可銷毀。
5.4.3銷毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過碎紙機(jī)或者燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。
6、常用表單
6.1《技術(shù)文件、圖紙資料發(fā)放記錄表》
6.2《技術(shù)文件、圖紙資料申請領(lǐng)用表》
6.3《技術(shù)文件、圖紙資料銷毀申請表》
資料管理制度4
一、資料類信息管理
施工階段信息的管理可從施工準(zhǔn)備階段、施工期，竣工保修期三個子階段分別進(jìn)行。
(一)施工準(zhǔn)備階段
工程準(zhǔn)備階段文件，如立項文件、建設(shè)用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。
1、施工準(zhǔn)備階段即建設(shè)工程合同簽定到項目開工前期這個階段，應(yīng)該組建工程信息合理的流程，確定合理的信息源，規(guī)范各方的信息行為，建立必要的信息秩序。
2、監(jiān)理大綱、施工圖設(shè)計及施工圖預(yù)算，特別要重視結(jié)構(gòu)特點、工程難度、要點、特點，掌握工業(yè)工程的工藝流程特點、設(shè)備特點，了解工程預(yù)算體系(按單位工程、分部工程、分項工程分解);了解施工合同。
3、施工單位項目經(jīng)理部組成，進(jìn)場人員資質(zhì);進(jìn)場設(shè)備的規(guī)格型號、保修記錄;施工場地的準(zhǔn)備情況;施工單位質(zhì)量保證體系及施工單位的施工組織設(shè)計，特殊工程的技術(shù)方案，施工進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計劃圖表;進(jìn)場材料、構(gòu)件管理制度;安全保安制度;數(shù)據(jù)和信息管理制度;檢測和檢驗、試驗程序和設(shè)備;施工單位和分包單位的資質(zhì)等施工單位信息。
4、施工圖的會審和交底記錄;開工前的監(jiān)理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設(shè)計按照項目監(jiān)理部要求進(jìn)行修改的情況;施工單位提交的動工報告及實際準(zhǔn)備情況。
5、本工程需遵循的相關(guān)建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程，有關(guān)質(zhì)量檢驗、控制的方法法規(guī)和質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)。
(二)施工期資料
工程施工期，信息來源比較穩(wěn)定，主要是施工過程中隨時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。
1、施工單位動態(tài)信息。包括人員、設(shè)備、水、電、氣等能源的信息。
2、施工期氣象信息。每天不同時段動態(tài)信息，特別在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大的情況下，更要收集氣象數(shù)據(jù)。
3、建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資的進(jìn)場、加工、保管、使用等信息。
4、施工單位管理信息。項目經(jīng)理部管理程序;質(zhì)量、進(jìn)度、投資的事前、事中、事后控制措施;數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設(shè)計和技術(shù)方案執(zhí)行情況;工地文明施工及安全措施情況。
5、施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn);施工合同執(zhí)行情況。
6、工程數(shù)據(jù)信息。如地基驗槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱蔽工程驗收記錄等。
7、建筑材料必試項目有關(guān)信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執(zhí)行《建筑資料管理規(guī)程》相應(yīng)條款。
8、設(shè)備安裝的試運和測試項目有關(guān)信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試，管道通水、通風(fēng)試驗，消防警報等。
9、施工索賠相關(guān)信息。索賠程序、索賠依據(jù)、索賠證據(jù)、索賠處理意見等。
10、各種監(jiān)理文件資料類信息。如監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理月報;監(jiān)理會議紀(jì)要;監(jiān)理工程師簽發(fā)、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質(zhì);各類合同及管理文件;各類監(jiān)理工作總結(jié)類文件等。
(三)竣工及保修期資料
1、監(jiān)理文件：如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。
2、施工資料：按建筑安裝工程歸類。
3、竣工圖：按建筑安裝工程歸類。
4、竣工驗收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗收備案表、電子擋案等。
5、在竣工后保修期：監(jiān)理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件，并協(xié)助業(yè)主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。
(四)各類生產(chǎn)數(shù)據(jù)類信息的管理
此類信息主要指各類表格為主要體現(xiàn)形式的`文件，包括對進(jìn)度、投資、質(zhì)量控制及合同管理等各種信息，是監(jiān)理工程師在施工階段實施工程項目管理過程中產(chǎn)生的第一手資料，其內(nèi)容直接反映了監(jiān)理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應(yīng)用均有具體詳細(xì)的要求，每位監(jiān)理人員必須執(zhí)行。
(五)各類協(xié)調(diào)、溝通類信息資料管理
監(jiān)理工程師作為現(xiàn)場的唯一管理者，面對參建各方以及生產(chǎn)中的各個環(huán)節(jié)，必須隨時、隨地地進(jìn)行各種協(xié)調(diào)與溝通，以便及時解決各類問題、處理各種情況，保證項目按計劃順利實施。其結(jié)果必將產(chǎn)生大量的信息。而監(jiān)理工程師在現(xiàn)場的常規(guī)并最有效的協(xié)調(diào)、溝通方式有監(jiān)理例會、專題工地會議。
(六)規(guī)劃、細(xì)則、總結(jié)、報告類資料管理
1、監(jiān)理規(guī)劃：指導(dǎo)性文件，應(yīng)由時效性，編制后按公司要求審查、報建設(shè)單位。
2、監(jiān)理實施細(xì)則：具體指導(dǎo)工作性文件，應(yīng)實用，由專業(yè)工程師編制，總監(jiān)審批。
3、監(jiān)理月報：監(jiān)理月報為項目監(jiān)理部每月向業(yè)主呈交的一份當(dāng)月工作總結(jié)報告，將本工程項目進(jìn)展情況及項目管理情況向業(yè)主做全面匯報。
4、各項監(jiān)理工作總結(jié)：監(jiān)理工作總結(jié)分為工程竣工總結(jié)、專題總結(jié)、月報總結(jié)三類。
(七)資料的日常管理
1、管理的主要內(nèi)容
建立信息分類編碼體系：監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案借閱、更改與作廢。
2、主要管理方法
監(jiān)理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統(tǒng)一分類編碼對于項目管理意義重大。在整個項目實施過程中，會不斷產(chǎn)生大量信息，如果不對它們進(jìn)行分類、編碼，就無法使用它們，無法使這些信息發(fā)揮作用，尤其是有多個主體單位參加建設(shè)，這些單位之間的溝通就是信息傳遞的過程，統(tǒng)一的信息分類與編碼就相當(dāng)于參建單位擁有共同的語言，這樣在信息處理工作量巨大的建設(shè)工程管理過程中，使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統(tǒng)中，再在本系統(tǒng)中進(jìn)行進(jìn)一步的處理，達(dá)到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。
(八)文件歸檔
應(yīng)按照國家及北京市有關(guān)規(guī)定或要求進(jìn)行監(jiān)理文件的歸檔、組卷、驗收、移交等;歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。
更改、作廢：原則上應(yīng)由信息部門指定的責(zé)任人進(jìn)行，涉及審批責(zé)任的，還需經(jīng)相關(guān)審批責(zé)任人簽子認(rèn)可，更改后的新文件及時取代原文件，對于作廢的文件應(yīng)考慮日后的可追溯需求。
二、監(jiān)理資料的歸檔管理
1、監(jiān)理資料歸檔的內(nèi)容
監(jiān)理合同、項目監(jiān)理規(guī)劃及實施細(xì)則、監(jiān)理月報及會議紀(jì)要、分部工程質(zhì)量報驗簽認(rèn)單、質(zhì)量事故的處理資料、監(jiān)理工作總結(jié)。
2、監(jiān)理檔案組卷方法
以單位工程按歸檔的內(nèi)容進(jìn)行組卷;卷內(nèi)文件應(yīng)按專業(yè)和形成資料的時間排序并編寫卷內(nèi)目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規(guī)程附錄c;檔案的規(guī)格、圖紙的折疊與裝訂應(yīng)按照北京市城建檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。
三、監(jiān)理檔案的驗收、移交、管理
由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，于工程竣工驗收后三個月內(nèi)將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱，并與檔案管理人員辦理移交手續(xù)。存檔的監(jiān)理資料需要借閱時，應(yīng)辦理借閱和歸還手續(xù)。一般工程建設(shè)監(jiān)理檔案保存期至少為工程保修期結(jié)束后一年，超過保修期的監(jiān)理檔案，應(yīng)經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后銷毀，但應(yīng)有記錄。
四、北京市建設(shè)檔案館有要求時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定或要求執(zhí)行。
施工單位和監(jiān)理單位用表按《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)程》dbj01-41-20xx、《建筑安裝工程資料管理規(guī)
資料管理制度5
為了加強對教材和資料的管理，減輕學(xué)生的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和課業(yè)負(fù)擔(dān)，保證資料的充分利用，特制定如下管理辦法：
一、征訂原則：
教材由教科處按國家規(guī)定統(tǒng)一征訂
教輔資料一、二年級至多訂一種，三年級至多訂兩種。
二、征訂程序
1、征訂資料由備課組長提出，經(jīng)備課組三人以上教師集體研究討論，確定后，填好征訂資料申請表，申請表上要有三人以上的教師簽名（不足三人備課組由任課教師簽名）。
2、將征訂資料申請表和資料樣本報教務(wù)處，由教務(wù)處組織有關(guān)人員審查、批準(zhǔn)。
3、由教研組長、備課組長會同教務(wù)處人員共同與書商當(dāng)面議價，價格議定后并簽名生效。
4、報主管校長審批。
5、征訂單征訂的資料也按上述程序進(jìn)行。
6、將征訂資料申請表或征訂單交總務(wù)處，由總務(wù)處負(fù)責(zé)辦理付款事宜。
7、凡未經(jīng)上述程序征訂的資料，總務(wù)處概不付款，教師不得擅自從學(xué)生中收取費用。
三、獎懲辦法
1、對于在資料的`使用過程中，學(xué)生公認(rèn)的較好的資料，學(xué)校根據(jù)議價的遞減輻度給予教研組每課組適當(dāng)獎勵。獎勵具體辦法是：
書本的標(biāo)價X與成交價Y的差的三分之一，即1/3（X—Y）一半到教研組，一半到備課組。
2、提倡自編高質(zhì)量的資料。對自編的資料，學(xué)校給予稿酬。自編測試卷篇幅以高考卷的篇幅為標(biāo)準(zhǔn)，答案評析，不論何種題型每題都應(yīng)附有解答過程。學(xué)校視其質(zhì)量，給予適當(dāng)獎勵。
3、為了提高教學(xué)質(zhì)量和編寫資料的需要，學(xué)校每年為備課組教師提供兩種或三種資料，由備課組統(tǒng)一購置，其總價值在伍拾圓內(nèi)。
4、有下述情形之一者，屬罰款之列：
①私自向?qū)W生推銷資料者：
②未經(jīng)批準(zhǔn)購回資料發(fā)給學(xué)生者；
③私自向?qū)W生收費購置資料者；
④私自占有和集體私分資料回扣者；
按涉及金額的1.5倍罰款，所罰金額從當(dāng)事人工資中扣除。
說明：1、本管理辦法解釋權(quán)屬校長辦公會議；
2、本管理辦法從公布之日起開始執(zhí)行。
資料管理制度6
一、為了處理工作中涉及的辦公秘密和業(yè)務(wù)秘密信息，特制定計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保密規(guī)定。
二、信息中心負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門入網(wǎng)人員的保密技術(shù)培訓(xùn)，落實技術(shù)防范措施。
三、各部門要指定專人負(fù)責(zé)接入網(wǎng)絡(luò)的安全保密管理工作和對上網(wǎng)信息的保密檢查，落實好保密防范措施，對本單位上網(wǎng)人員進(jìn)行保密教育和管理。
四、涉密信息不得在與國際網(wǎng)絡(luò)的`計算機(jī)系統(tǒng)中存儲，處理和傳輸。
五、凡上網(wǎng)的信息，上網(wǎng)前必須進(jìn)行審查，進(jìn)行登記，“誰上網(wǎng)，誰負(fù)責(zé)”，確保公司機(jī)密不上網(wǎng)。
六、不得利用公司互聯(lián)網(wǎng)從事危害國家安全，泄露國家機(jī)密的活動。
七、如在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)反動、黃色的宣傳和出版物，要保護(hù)好現(xiàn)場，及時報向公司信息部門匯報，依據(jù)有關(guān)規(guī)定處理，如發(fā)現(xiàn)泄露國家機(jī)密的情況，要及時報信息中心采取措施，同時向領(lǐng)導(dǎo)報告，對違反規(guī)定建設(shè)造成后果的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。
八、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以公司或部門名義發(fā)布相關(guān)評論、文章、用戶回復(fù)等信息。
九、發(fā)生重大突發(fā)事件期間，信息中心及各部門領(lǐng)導(dǎo)要加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時，果斷地處理網(wǎng)上突發(fā)事件，維護(hù)公司形象及網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定。
資料管理制度7
技術(shù)內(nèi)業(yè)資料管理制度
技術(shù)內(nèi)業(yè)資料是企業(yè)根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定,在施工過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種圖紙、表格、文字等技術(shù)文件的總稱。
一、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料包括以下內(nèi)容:(418文件)
1、主要材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備等的.出廠證明和試(檢)驗報告;施工試驗記錄;施工記錄;預(yù)檢工程記錄;隱檢工程驗收記錄;基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)驗收記錄;施工組織設(shè)計;技術(shù)交底;工程質(zhì)量檢驗評定;設(shè)計變更、洽商記錄。
2、設(shè)備安裝工程記錄,有四個方面的內(nèi)容:a.電器安裝工程資料;b.采暖衛(wèi)生與燃?xì)獍惭b工程;c.通風(fēng)與空調(diào)工程;d.電梯安裝工程。
3、竣工驗收資料。
4、竣工圖。
二、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料執(zhí)行項目技術(shù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下的專業(yè)工程師負(fù)責(zé)制度,各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)內(nèi)業(yè)資料的收集、::整理工作,項目總工定期對各專業(yè)工程師的內(nèi)業(yè)工作進(jìn)行檢查,符合要求的內(nèi)業(yè)資料定期移交項目資料員處歸檔保存。
三、工程技術(shù)資料管理是工程技術(shù)管理工作的一部分,因此應(yīng)與工程施工緊密聯(lián)系在一起,對施工試驗記錄、材料試驗記錄及施工記錄中反映出來的問題,要及時向項目技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報,針對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理和解決。
四、項目技術(shù)內(nèi)業(yè)資料的管理工作應(yīng)遵守《北京市建筑安裝工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定》。
五、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度及時整理,必須真實地反映工程的實際情況。資料的管理必須嚴(yán)肅認(rèn)真,如有任意涂改、偽造、丟毀或隨意抽撤,造成資料不符合要求的,項目經(jīng)理應(yīng)對其進(jìn)行處罰。
資料管理制度8
為了進(jìn)一步加強圖紙、技術(shù)資料在使用過程中,做到真實、準(zhǔn)確,同時做到統(tǒng)一管理,以便充分利用,確保礦井安全生產(chǎn),特制定本制度。
一、要有專人保管圖紙、技術(shù)資料,每月進(jìn)行一次檔案清理工作,圖紙資料分類明確,查找方便。
二、系統(tǒng)(設(shè)備)布置圖、斷電控制圖、系統(tǒng)布置電子圖等每季必須進(jìn)行一次繪制,每月根據(jù)現(xiàn)場實際情況及時修改補充,確保圖紙的真實性、準(zhǔn)確性。16
三、日常各種記錄在每月月底進(jìn)行及時分類歸檔封存,以備查閱,保存時間不得少于一年。每遇調(diào)整系統(tǒng)布置時,應(yīng)及時修改補充設(shè)備臺帳。
四、本單位其他科室人員使用圖紙、技術(shù)資料都必須出具借條,并嚴(yán)格做好記錄。
五、對無保留價值的圖紙、技術(shù)資料整理列出清單,需報礦長及總工程師審查,進(jìn)行銷毀并清帳。
資料管理制度9
1.1基本管理制度
1.1.1項目部每周舉行周例會一次，由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人主持，項目經(jīng)理等全體項目成員參加。每次例會后，應(yīng)在下周一內(nèi)將會議紀(jì)要上報公司工程技術(shù)部經(jīng)理。
1.1.2每周未提出項目上周工作執(zhí)行情況及下周工作安排情況上報工程技術(shù)部經(jīng)理或總工程師。
1.2.3每月底將當(dāng)月開竣工項目、在建項目進(jìn)度月報表上報總工程師或工程技術(shù)部經(jīng)理。
1.1.4出現(xiàn)重大質(zhì)量、服務(wù)或客戶投訴事故，立刻安排相關(guān)人員處理。處理的同時，應(yīng)上報處理技術(shù)方案以及費用分析方案給公司工程技術(shù)部經(jīng)理，以便公司正確決策。
1.1.5事故處理結(jié)束后，應(yīng)在3日內(nèi)完成事故處理報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括起因分析、責(zé)任人分析、事故處理費用等相關(guān)內(nèi)容并上報公司.
1.2資料管理制度
1.2.1內(nèi)業(yè)資料包括施工技術(shù)文件和施工過程記錄資料，是編制竣工文件、施工技術(shù)總結(jié)、進(jìn)行質(zhì)量事故分析、工程成本分析等工作的基本依據(jù)。
1.2.2內(nèi)業(yè)各類資料的分類登記、保管和借閱等制度責(zé)任到人。
1.2.3資料按照細(xì)目分類管理，建立文件清單、受控文件有效文件、作廢文件目錄、在文件上進(jìn)行標(biāo)示。
1.2.4內(nèi)業(yè)資料范圍：
①設(shè)計文件資料：包括設(shè)計圖、參考圖、變更設(shè)計、設(shè)計圖審核、設(shè)計圖優(yōu)化和各種規(guī)范、驗標(biāo)等。
②過程控制資料：包括檢驗批記錄、分項工程評定、分部工程評定、測量資料、施工日志、征地拆遷、地質(zhì)核查、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)交底及技術(shù)交底發(fā)放記錄、工程試驗、試驗檢驗及測量設(shè)備臺賬等。
③施工技術(shù)管理資料:包括項目部形成的各種文件、會議記錄和會議簽到表、施工組織設(shè)計、施工規(guī)范、驗收標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、保證工程質(zhì)量、安全和環(huán)境保護(hù)措施、管理方案、應(yīng)急預(yù)案、水保措施、施工技術(shù)小結(jié)或總結(jié)、竣工文件相關(guān)資料、施工過程驗收及竣工驗收記錄，竣工驗收報告等。
④工程試驗資料，設(shè)專門資料檔案由試驗室負(fù)責(zé)管理。試驗資料包括原材料試驗檢驗報告、材料合格證、成品及半成品質(zhì)量合格證、原始檢查試驗資料、理論配合比、施工配合比、進(jìn)場檢驗、試件記錄等。
⑤其它技術(shù)資料，含文字、圖紙、照片、錄音、錄像及電子版技術(shù)資料。
1.2.5內(nèi)業(yè)資料的管理：
①資料的收集應(yīng)真實及時記錄施工全過程，可按施工專業(yè)分類分階段收集，資料的整理可按單位工程分類組卷。
②對上級單位下發(fā)的設(shè)計文件進(jìn)行查收、使用和保管。
③負(fù)責(zé)管理本單位組織核查的技術(shù)資料以及上級單位下發(fā)的全部核查資料。
④負(fù)責(zé)管理公司全部施工調(diào)查資料以及工程項目經(jīng)理部下發(fā)的有關(guān)施工調(diào)查資料。
⑤及時將建設(shè)單位或監(jiān)理單位批復(fù)的開（復(fù)）工報告進(jìn)行編號統(tǒng)計管理以及建設(shè)單位批復(fù)的變更設(shè)計資料進(jìn)行編號統(tǒng)計管理。
⑥負(fù)責(zé)本公司及所轄項目部全部技術(shù)交底資料收發(fā)管理。
⑦負(fù)責(zé)保存公司各項目工程全部測量資料。
⑧計量、試驗資料暫由本部負(fù)責(zé)保管。
⑨竣工文件所需有關(guān)資料簽證、驗收資料、施工記錄和其它竣工資料在工程竣工后按建設(shè)單位要求分類立卷。
⑩各類技術(shù)資料均應(yīng)按專業(yè)分類立卷，并編制卷內(nèi)目錄，收發(fā)、借閱應(yīng)履行簽字手續(xù)；
標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計圖應(yīng)分類存放，定期清理，及時補充新圖，更換修改圖紙和剔除舊圖，需保存作為參考的舊圖應(yīng)有作廢標(biāo)識，并注明修改、作廢的日期和依據(jù)。
1.2.6內(nèi)業(yè)資料管理基本要求
①內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、存檔應(yīng)符合編制竣工文件所要求的內(nèi)容、格式和裝訂樣式。
②設(shè)專人負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料管理，建立資料的接收、登記、分發(fā)等臺賬本。
③內(nèi)業(yè)資料的收集、整理按單位工程進(jìn)行存放、裝訂、擺放按照工作順序進(jìn)行，首頁擺放記錄目錄清單。
④施工日志記錄要求規(guī)范，將現(xiàn)場發(fā)生的問題要如實記錄，對嚴(yán)重問題要追蹤調(diào)查，對處理結(jié)果要有記錄。必須是以一個單位工程進(jìn)行記錄、存檔，不得用一本施工日志記兩個以上單位工程施工情況或混記。
⑤填寫內(nèi)業(yè)資料時要求字跡清晰、字面干凈整潔、規(guī)范，不能隨意涂改,用語要嚴(yán)謹(jǐn)，質(zhì)量結(jié)論要有充分的'評判依據(jù)，并具有追溯性。填寫內(nèi)容不能漏項、不能留有空白，無內(nèi)容可填的部分打一斜杠。
⑥內(nèi)業(yè)資料的簽名人員必須是經(jīng)辦人自己，必須看清姓名，不能潦草，不能使用個性簽名，并且必須是在職職工和有簽字權(quán)的。禁止代替簽字或模仿簽字。
⑦內(nèi)業(yè)資料所用紙張滿足規(guī)定要求，字體用宋體四號字，紙張左邊距和頂邊距應(yīng)適當(dāng)留大，以便于裝訂。圖紙也必須滿足規(guī)定要求，圖紙要有標(biāo)題內(nèi)容，要有說明、單位、標(biāo)注、比例、制圖、復(fù)核等，并繪制圖形邊框。
⑧工程材料報驗單、出廠合格證、出廠試驗報告、進(jìn)場檢驗自檢報告等填寫的日期、編號、批號、內(nèi)容、規(guī)格、操作人員等內(nèi)容要前后一致，不能出現(xiàn)時間上、邏輯上矛盾。工程材料報驗單、試驗報告等必須注明本試驗代表的批量、批號、數(shù)量、規(guī)格、使用的工程部位或地點。鋼筋焊接試驗報告必須注明焊接工的姓名和崗位證書。
⑨工程報驗單、隱蔽工程檢查證等報驗、簽證資料應(yīng)有的附圖、試驗資料、過程記錄資料、其它附件資料必須附上,對質(zhì)量結(jié)論必須寫明判斷的依據(jù)。
⑩檢驗批、分項、分部、單位工程質(zhì)量評定情況描述要詳細(xì)，基本項目、保證項目、允許偏差項目的填寫內(nèi)容，數(shù)據(jù)要真實、可靠，不得漏項或數(shù)據(jù)不夠。
⑾建立專門的資料分區(qū)。規(guī)劃整潔，面積適當(dāng)，標(biāo)識明確。分區(qū)內(nèi)防潮，保持干燥，嚴(yán)禁煙火。
⑿資料架文件盒擺放整齊，每個文件盒的正面、側(cè)面標(biāo)明資料名稱及檔案盒號。每個文件盒內(nèi)均建立記錄目錄清單，反應(yīng)目錄和資料的份數(shù)、記錄存放時間、存放檔案盒號、歸檔部門、文件內(nèi)容表明是否有效、借閱時間和借閱人及退還時間等。
⒀對資料進(jìn)行登記造冊、歸檔，建立登記總臺帳，并與卷內(nèi)子目錄相互對應(yīng)。
資料管理制度10
技術(shù)資料是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)運行的.基礎(chǔ)，有效的管理制度能：
1. 保障信息安全：防止技術(shù)資料外泄，維護(hù)企業(yè)核心競爭力。
2. 提升效率：通過規(guī)范化的流程，減少查找、使用資料的時間成本。
3. 促進(jìn)知識傳承：使新員工快速融入工作，老員工的知識得以保留。
4. 保證合規(guī)性：遵守知識產(chǎn)權(quán)法規(guī)，避免法律風(fēng)險。
5. 優(yōu)化資源利用：及時淘汰過時資料，優(yōu)化存儲資源。
資料管理制度11
第一章總則
第一條目的
為了加強工程技術(shù)資料管理，規(guī)范收集、整理工程技術(shù)資料的過程，強調(diào)過程控制，提高管理水平,保證工程實施順利進(jìn)行，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司及各項目部。
第三條編制依據(jù)
本制度依據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量檢驗與驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范編制，各單位在執(zhí)行中，還應(yīng)符合當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的要求。實施過程中根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的現(xiàn)行有效版本的具體內(nèi)容執(zhí)行。
第二章職責(zé)
第四條工程技術(shù)資料的管理工作，按照公司和項目部兩級管理模式，逐級建立、健全、落實資料管理崗位責(zé)任制。
第五條公司各部門職責(zé)
一、工程技術(shù)部：為工程技術(shù)資料的日常管理部門。
（一）工程技術(shù)部定期或不定期地對項目部的工程技術(shù)資料管理進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括：對項目部資料管理的過程檢查情況，抽查項目部工程技術(shù)資料的收集、整理、編目情況，并負(fù)責(zé)傳達(dá)上級有關(guān)文件要求，提供最新信息。
（二）負(fù)責(zé)對各項目部竣工工程資料的檔案管理進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。
二、工程計劃部：協(xié)助工程技術(shù)部對項目建設(shè)有關(guān)的商務(wù)資料進(jìn)行收集管理。
三、項目一（二）部：配合工程技術(shù)部對其下屬項目部的工程技術(shù)資料進(jìn)行收集、監(jiān)督、指導(dǎo)管理。
第六條項目部職責(zé)
一、項目部應(yīng)至少配備一名工程資料管理人員對工程技術(shù)資料進(jìn)行收集整理。
二、項目部應(yīng)配備專用計算機(jī)對工程技術(shù)資料進(jìn)行收集管理。
三、工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、施工質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、工程合同與設(shè)計文件等規(guī)定。各項目部應(yīng)嚴(yán)格按照國家及地方有關(guān)規(guī)定對工程施工資料、工程檔案、竣工圖進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，并保證工程資料的真實性、完整性和有效性。
四、項目部應(yīng)與建設(shè)單位明確對施工資料、工程檔案、竣工圖有關(guān)要求，明確總包與分包單位工程資料的編制責(zé)任。
五、分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)其承包范圍內(nèi)施工資料的收集、整理和組卷工作，并對其施工資料的真實性和完整性負(fù)責(zé)；總包單位項目部負(fù)責(zé)審查、匯總并組織各單位對本工程竣工檔案的移交工作。
六、項目部技術(shù)負(fù)責(zé)人職責(zé)
（一）貫徹國家和地方的有關(guān)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)以及公司資料管理規(guī)章制度。
（二）負(fù)責(zé)確定本項目技術(shù)資料的總體要求，審批本項目資料編制規(guī)劃，并監(jiān)督執(zhí)行。
（三）負(fù)責(zé)本項目資料總體協(xié)調(diào)工作，督促各部門與分包單位，按規(guī)定收集、整理與移交本項目的工程資料。
（四）負(fù)責(zé)審核工程竣工工程資料，保證工程資料符合有關(guān)部門的存檔要求，并按規(guī)定程序辦理資料移交手續(xù)。
（五）負(fù)責(zé)解決資料中的重大技術(shù)問題。
七、技術(shù)員職責(zé)
（一）根據(jù)工程具體情況、質(zhì)量目標(biāo)、合同要求及施工方案等對資料員進(jìn)行交底，解決資料中的.技術(shù)問題。
（二）負(fù)責(zé)及時向資料員提供所負(fù)責(zé)工作的技術(shù)資料。
八、資料員職責(zé)
（一）認(rèn)真執(zhí)行國家、地方及企業(yè)頒布的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程以及資料管理的有關(guān)規(guī)定。
（二）負(fù)責(zé)建立工程技術(shù)資料案卷，做好資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。保證工程資料字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔和便于查找。
（三）保證資料的收集、整理、編目等工作隨工程進(jìn)度同步。
（四）負(fù)責(zé)對項目相關(guān)人員就技術(shù)資料的編制、收集、整理、歸檔等要求進(jìn)行指導(dǎo)。負(fù)責(zé)復(fù)核各部門及單位提交資料的份數(shù)、規(guī)格、形式及完整性和規(guī)范性。
（五）施工過程中，定期對分包單位資料情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。負(fù)責(zé)匯總各分包單位資料，并按規(guī)定歸檔。
（六）負(fù)責(zé)竣工資料和檔案的整理、裝訂，對技術(shù)資料及檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。
九、項目其他人員職責(zé)
（一）負(fù)責(zé)編制本崗位工程技術(shù)資料，并保證資料的真實、完整、準(zhǔn)確并符合現(xiàn)行法律、法規(guī)、規(guī)定及專業(yè)技術(shù)規(guī)范的相關(guān)要求。
（二）負(fù)責(zé)及時將符合歸檔要求的資料提供給資料員。
第三章資料整理要求
第七條工程技術(shù)資料包括工程項目從立項開始，經(jīng)過程施工到最終工程質(zhì)量評定及竣工驗收的全過程的技術(shù)活動成果，主要有相關(guān)基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖。工程資料是工程建設(shè)的一個重要組成部分，是工程進(jìn)行竣工驗收的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維修、使用、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。
一、基建文件（A類文件）：決策立項文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計文件、招投標(biāo)與合同文件、開工文件、商務(wù)文件、竣工驗收及備案文件。
二、監(jiān)理資料（B類文件）：包含但不限于，工程延期審批表、費用索賠審批表、工程款支付證書、工作聯(lián)系單、工程變更單等。
三、施工資料（C類文件）：施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測量記錄、施工物資（設(shè)備）資料、施工記錄、施工試驗資料、質(zhì)量驗收資料等。
第八條資料盒
一、工程施工過程中，可采用便于重復(fù)利用的資料盒，盒封面與側(cè)簽粘貼注明盒號及資料名稱。
二、工程竣工檔案資料盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。盒側(cè)簽及封面按規(guī)定填寫完整、清晰（資料盒編號應(yīng)連續(xù)）。
第九條資料封面
一、施工過程中，每冊資料前應(yīng)有表述本冊基本內(nèi)容的封面，封面用A4紙打印。
二、竣工檔案封面按城建檔案館有關(guān)要求進(jìn)行編制。
第十條資料目錄
為了便于查找和管理，施工技術(shù)資料應(yīng)建立目錄。施工技術(shù)資料目錄宜按卷內(nèi)總目錄、分目錄（資料管理專項目錄）分級編制。
資料管理制度12
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務(wù)資料等。
3職責(zé)
3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。
3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓(xùn)檔案。
c.經(jīng)營財務(wù):經(jīng)營合同、財務(wù)資料。
d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
e.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料(大、中修年度計劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運行維護(hù)保養(yǎng)資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件,如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的.各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進(jìn)行認(rèn)真查驗,并辦理交接登記手續(xù),同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件,在特殊情況下可使用復(fù)印件,但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見標(biāo)識一)和編號,檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
b.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/p>
d.每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作,對破損或變質(zhì)檔案要及時進(jìn)行修補和復(fù)制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標(biāo)識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調(diào)閱權(quán)限:
a)財務(wù)資料除主任外,非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn),財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
b.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限,或涉及機(jī)密的檔案資料時,應(yīng)填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內(nèi)歸還,書籍45日內(nèi)歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時,應(yīng)辦理清點、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,不得隱瞞不報,應(yīng)立即寫出書面報告,并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要:通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關(guān)部門起草,管理處負(fù)責(zé)人審批(重要事項)后發(fā)文。
d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應(yīng)建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。
c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關(guān)內(nèi)容。
d.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調(diào)閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關(guān)借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。
5記錄、標(biāo)識
5.1標(biāo)識一:立卷格式
5.2標(biāo)識二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)
5.3標(biāo)識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式
5.4標(biāo)識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
資料管理制度13
第一條凡新聘員工轉(zhuǎn)正后須在兩個月內(nèi)將人事檔案及社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)入人事代理公司,并簽訂勞動合同。
第二條所有員工應(yīng)提交個人人事信息資料,包括求職應(yīng)聘表、個人簡歷、個人身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、職稱證明復(fù)印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條行政部根據(jù)員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。
第四條所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學(xué)歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經(jīng)查實,將被解除勞動關(guān)系。
第五條員工入職后,個人資料信息如發(fā)生變動,須于變更后一個星期內(nèi)通知行政部并提供有關(guān)證明資料。
第六條人事檔案管理人員應(yīng)注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關(guān)信息。
第七條員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自20xx年11月1日起執(zhí)行。
資料管理制度14
項目資料是項目執(zhí)行的“記憶”，其管理的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 決策依據(jù)：準(zhǔn)確、完整的.資料為項目決策提供可靠信息。
2. 責(zé)任追溯：資料記錄有助于明確責(zé)任歸屬，減少糾紛。
3. 知識積累：資料積累成為企業(yè)知識庫，促進(jìn)項目經(jīng)驗的傳承。
4. 合規(guī)性：符合法律法規(guī)要求，防止因資料管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。
5. 效率提升：良好的資料管理提高工作效率，減少重復(fù)勞動。
資料管理制度15
為了規(guī)范工程檔案資料的管理，確保工程資料的保護(hù)和利用，依據(jù)檔案管理規(guī)范，結(jié)合公司工程檔案管理實際情況，特對工程檔案資料管理制度做修訂如下：
第一條總則
為了加強我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作，統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要求及標(biāo)準(zhǔn)，遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定，特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理細(xì)則》（以下簡稱細(xì)則）。
第二條工程技術(shù)檔案的范圍
工程技術(shù)檔案是指我公司在項目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。
第三條工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人
1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開展并管理保存。
2、各相關(guān)部門（指工程部和設(shè)計部）要指定專職人員負(fù)責(zé)本部門的工程技術(shù)檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求，切實履行各自職責(zé)，對工程技術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用，按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此項工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程，作為工程項目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。
第四條歸檔范圍
1、對工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類，第一類為單體竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等個相關(guān)專業(yè)），一式兩套，分別由工程部提交檔案館及物業(yè)；第二類為零星的竣工圖（如：裝修、幕墻等），由預(yù)算部會同竣工結(jié)算資料一同報公司存檔；第三類為室外管網(wǎng)竣工圖，一式四套，由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條歸檔方法和內(nèi)容
1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項目分類的方法進(jìn)行備案歸檔，每個項目的檔案內(nèi)容包括三部分：
a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙，主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料，主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料，主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理，工程相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原件，掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料，必須備份一套交公司存檔。
第六條歸檔要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處，并加蓋部門紅圖章。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。
3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章（50mm×80mm），示例如下：
竣工圖
施工單位
編制人
審核人
技術(shù)負(fù)責(zé)人
編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān)
現(xiàn)場監(jiān)理
6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖，要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍，并標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
第七條單體工程檔案移交
各單體工程竣工后，所有需要移交物業(yè)備案的資料，應(yīng)統(tǒng)一交給項目部檔案管理員登記，由項目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè)，并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù)應(yīng)包括移交內(nèi)容的.目錄及交接人員簽字，在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條立卷要求
1、組卷
（1）各相關(guān)部門名稱及代碼，統(tǒng)一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合而成。例如：設(shè)計部為s，工程部為g，以此類推。
（2）各相關(guān)部門按上述要求的代碼進(jìn)行編冊組卷（以卷、冊、盒為主要形式），可據(jù)實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。
（3）待工程階段性竣工完成后，或達(dá)到一定時間后由各部門資料員填寫好本部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部門檔案管理人員應(yīng)對立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。
（4）案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱，由本部門資料員統(tǒng)一編寫。
（5）總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進(jìn)行匯總整理，形成系統(tǒng)完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編制，并通知部門資料員校核。
2、編目
（1）編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：
卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷按年度單獨編號，頁號從“1”開始；
頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；
成套圖紙自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。
（2）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：
卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。
序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。
文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。
文件題名：填寫文件主體全稱。
日期：填寫文件形成的日期，包括年月日。如：20xx.2x4。
頁數(shù)：每份文件有幾頁（背面有文字的也算一頁）。
頁號：卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
（3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：
卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。
本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時間。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。
另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)）。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。
（4）案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號：以一本案卷為單位，內(nèi)容包括部門、項目、時間、序列號4個要素，如“g—翠竹園—20xx —1”。
案卷名稱：包括案卷主要內(nèi)容，分卷序號等，如“工程聯(lián)系單 建筑 第一分冊”。
責(zé)任人：提供檔案的部門資料員。
編制人：總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。
（注：以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格）
第九條歸檔時間和手續(xù)
1、歸檔時間
（1）每一工程項目的立卷歸檔，應(yīng)在該階段性項目全部竣工結(jié)束（移交物業(yè)）后兩個月內(nèi)完成。
（2）具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時，均需登記并簽收。
附錄10—1：工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間
附錄10—2：工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間
附錄11：報送南京市城建檔案館的竣工資料
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