郵件管理制度

　　在當下社會，制度使用的頻率越來越高，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編整理的郵件管理制度，歡迎大家分享。

郵件管理制度1

　　公司費用報銷制度

　　1、目的

　　為了加強公司財務管理，強化費用控制。

　　2、適用范圍

　　公司員工費用報銷管理。

　　3、職責

　　3.1客服部負責制度的制定；

　　3.2各部門負責按照制度執行。

　　4、內容

　　4.1費用報銷審批權限：

　　4.1.1公司的費用開支均由各部門經理負責審核，財務核實，但最終批核權由總 經理審批。

　　4.1.2如遇總經理外出，又急需于支付時，可按下列情況處理：

　　費用在300元以下的，經部門經理審批后，財務可予以先行報銷；

　　費用在300元以上的，先由部門經理向總經理報告，再由總經理口頭（電話）或書面（傳真、E-mail）指示財務人員先行處理。

　　以上兩種情況，財務部出納必須待總經理回來時，再將有關單據交給補簽。

　　4.1.3具審批權限的人員，不得簽涉及自己的費用，其費用由其上級主管負責簽 批。

　　4.1.4所有的費用開支必須先獲享有審批權人同意，才能實施。不得“先斬后奏”。

　　4.2費用報銷流程：

　　4.2.1當費用發生后，受款人必須在三天內填寫有關的報銷憑證，并辦妥本部門的審批手續，再送往財務審核，超出三天的費用不予報銷，責任自負。

　　4.2.2.財務部必須認真、負責地審查有關的報銷憑證及原始單據，重點要審查其內容是否真實合理，計算是否正確無誤，手續是否完備無缺，有無違反公司規定和作弊嫌疑。如有異議時，財務應當拒絕受理，并退回當事人重新辦理。情節嚴重的，必須立即報至其部門經理及總經理。

　　4.2.3由部門經理審批無誤后，經財務審核無誤的單據，應由財務送給總經理審批。

　　4.2.4財務在收到經獲總經理批核的單據時，應在一天內，足額地支付有關款項給受款人，并在費用報銷單上簽收。

　　4.2.5受款人到財務處領取款項，在收款時，應當面點清款項。

　　4.3借款：

　　4.3.1當事人因公辦理涉及到費用需借款，必須填寫借款申請單。

　　4.3.2借款時寫清借款的理由或用途，當日借款金額在300元（含）以內的經部門經理審核。借款金額超過300元時，除完成以上程序外，還須上報至總經理報準后方可支付。

　　4.3.3借款人在辦妥相應的事項后，應及時辦理報銷手續，盡快與財務結算清楚。

　　4.3.4、借款人在財務處已有借款沒有還清時，財務有權拒付二次借款。

　　4.3.5當借款人不及時結清借款之項目時，財務有權從薪資中抵扣。

　　4.4重點費用有關規定：

　　4.4.1工資：

　　4.4.1.1每月15日為職員薪資發放日。

　　4.4.1.2薪資計算周期，每月1日至最后一日為一個月周期，每月25日后入職當月不發放薪資，計入下一個月薪資內。

　　4.4.1.3客服部在每月5日前，將上月各部門員工的“考勤情況”、“門票領取情況“上報財務。

　　4.4.1.4財務在每月13日前，將所有員工的工資計算完畢，并交總經理簽批。

　　4.4.2交際應酬費：

　　4.4.2.1一般人員不能以任何理由請客送禮，確因需請客送禮，應當掌握分寸，發生金額在100元以下，事先須經部門經理同意。如發生額在200元以上/餐次的，必須先獲總經理的批準。

　　4.4.2.2一次的金額應控制在人均50元以內，如發生額在500元以上的，必須有證明人簽字。

　　4.4.2.3一次發生的交際費，必須如實填寫清楚所應酬的項目方可報支。

　　4.4.2.4市內交通費：

　　（1）因公事外出的車費可實報實銷；但必須注明起止地和事由。

　　（2）交通工具均以公交車、專線、小巴、BRT為主；

　　4.4.2.5出租車費一般不予報銷，但特殊原因需打出租車時，應事先經部門經理同意方可。

　　4.5費用報銷的有關規定：

　　4.5.1每次報銷費用，必須在事項結束起3日內，特殊情況一周內完成，過期財務可不予報銷。

　　4.5.2有關費用必須按相關“費用報銷憑證”準確、如實地填寫，具體要求如下：

　　4.5.2.1報銷憑證一律使用鋼筆或水筆填寫：

　　4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字書寫，字體要清楚。

　　4.5.2.3所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫：

　　4.5.2.4填報日期按填寫當日的日期填寫：

　　4.5.2.5附件張數按所附單據數量填寫：

　　4.5.2.6大、小寫金額必須填寫一致，不得涂改：

　　4.5.2.7發票、收據必須分開填寫有關“費用報銷憑證”；

　　4.5.2.8凡涉及購物或非本人事項的報銷，必須有本部門同事作驗收或證明人的`簽名；

　　4.5.3如填報未符合上述要求，財務部有權要求經辦人重新填報。

　　4.5.4所有費用報銷，必須憑“發票”或“收據”為原始憑證，如確實無法取得原始票據的，須以“支付證明單”代替，并必須注明未能取得票據的原因。

　　4.5.5如遇有票據丟失的，將視同沒有發生費用，相關的損失由票據丟失人承擔。

　　4.5.6所有票據必須真實，如發現作弊時，財務將按票面金額的兩倍處罰當事人。

　　4.6關于辦公用品的采購及維修：

　　4.6.1各部門所需辦公用品必須于每月3日前上報客服部文員，由客服部進行審核匯總，上報總經理審批。

　　4.6.2客服部根據審批采購計劃，填寫“借款單”，到財務借備用金采購。

　　4.6.3所采購的物品必須統一保管，領用物品時填寫領用表。

　　4.6.4辦公設備的維修，要求事先申請到客服部備案，由客服部負責，請專人維修及購置維修所需物件，各部門無權自行處理。

　　5、其它

　　5．1本規定由客服部制訂并歸口管理；

　　5．2本規定將會根據公司實際情況隨時修訂；

　　5．3本規定自簽發之日起實施。

　　廈門博贊教育服務有限公司20xx年12月3日

郵件管理制度2

　　1.總則： 為了充分利用互聯網的信息化運作優勢，提高信息傳遞、處理效率，確保安全；節約公司的快遞成本，規范快遞物品 的收發管理，避免造成公司資料的丟失及浪費。

　　2.適用范圍：本公司所有員工均屬之

　　3.定義： 3.1 快遞物品：指員工因工作需要，向外部寄送文件，資料， 配件，樣品以及其他貨品等。 （銷售儀器和銷售試劑的發貨除外）

　　4. 組織與職責：

　　4.1：值班門衛：負責公司郵件、零散快遞物品的收發管理。

　　4.2：物流部： 負責公司郵件、快遞物品的寄發管理。

　　4.3：各部門： 遞。

　　4.4：各部門負責對本部門的快遞費進行管控。

　　5．流程圖：(略)

　　6 .執行說明：

　　6.1 快遞的簽收與發送 寄件人必須按照本辦法規定的寄件要求寄發快

　　6.1.1 快遞的接收

　　6.1.1.1 值班門衛收到文件，資料，貨物等快遞物品時，要及 時通知轉交給相關部門人員。

　　6.1.1.2 物品接收人要在《郵件快遞簽收登記表》上簽字接收， 以備查驗核對。

　　6.1.1.3 除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，電話通 知本人是否接受，同意的可指定委托人代為簽收。原則上各部門 人員應代收。 6.1.2 快遞的'寄發

　　6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，資料，貨物及其他物 品者必須到物流部填寫《郵件快遞寄發登記表》進行登記，經部 門負責人審批后交物流部， 由物流部聯系快遞公司統一發送。 各 （ 需求部門于每日 16:30 前送至物流部）

　　6.1.2.2 未經登記或需快遞物品無部門負責人審批的， 物流部可 拒接受理，對于不合格的件退回發件人。

　　6.1.2.3 快遞公司的選擇： 選擇的原則是合理、 負責任、 低成本； 寄件人必須根據所寄物品的性質，合理、負責任的選擇性價比高 的快遞公司，以低成本完成寄件。能以普通郵寄處理的不選擇快 遞。

　　6.1.2.4 各需求人員必須在《郵件快遞寄發登記表》上詳細注明 收件人姓名，地址，所寄物品名稱，以及快遞承運單位及快遞單 號，以備查驗核對，如資料登記不清或不完整者，物流部有權要 求當事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且物流要求無效者，物流部有權拒發該物品，并將情況報備部門負責人處理。

　　6.1.2.5 填寫快遞單： 用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資 料（地址、收件人、聯系電話、郵編等） 。

　　7. 寄件相關規定：

　　7.1.1 物件分類： A 類：緊急件；B 類：貴重件（如票據、證件、貴重配件或 物品等） 類：普通件（如資料、文件、普通配件等） 類： ；C ；D 普通信函、賀卡等。

　　7.1.2 快遞公司選擇參照表 序 號 1 2 寄 件 類 選擇快遞公司 型 A B 發順豐快遞 發 EMS 或順豐快 遞 3 4 C D 發一般的快遞公司 郵政（發平信）

　　（物流部將提供各快遞公司的優勢特點及價格，供參考選 擇）

　　7.1.3 普通物品、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞 公司（非順豐快遞） ，若是特急件貴重配件或物品，方可選順豐 快遞等郵寄方式。

　　7.1.4 嚴禁公費寄私人物品，一經發現按該單快遞費的 10 倍處 罰。

　　7.1.5 為便于寄回公司物品損壞時的索賠，外派人員必須選擇有 資質能出具發票的快遞物流公司。

　　7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款，物流部自本通知發 出之日起將不再支付快遞公司到付付款， 公司任何人不得選擇到 付付款方式，否則造成的耽誤損失由經辦人承擔。

　　7.1.7 如發生物流部提貨寄回公司物品（含退換、返修儀器及試 劑）產生的費用，動用到物流部備用金的，將歸各業務部門費用 核算。

　　8.執行時間： 凡以往發文與本文不一致的，以本文為準《郵件快遞收發管理制度》從下發之日起執行。

郵件管理制度3

　　一、投遞條件

　　1.收發室的服務對象為根據學校機構設置的部處院系、學生班級等單位用戶。

　　2.學校單位用戶可到收發室申請辦理郵件投遞手續,其辦理流程為:

　　(1)新設立的部處院系、新生班級到收發室申請一個免費信箱,收發室核實情況是否屬實。

　　(2)收發室分配信箱,由單位或學生班級指定的專人簽字領取信箱鑰匙。

　　(3)收發室自信箱開通之日起安排投遞。

　　二、投遞方式

　　各類郵件的投遞方式分為信箱投遞和窗口領取兩種。

　　1.信箱投遞:指按照郵件封面書寫的`信箱投遞至對應信箱的投遞方式。

　　信箱投遞的郵件包括:普通信件、印刷品、報紙等。

　　2.窗口領取:指以適當方式通知收件人到收發室窗口,憑證件簽字領取郵件的投遞方式。

　　窗口領取的郵件包括:特快專遞、掛號信(印刷品)、包裹單、匯款單等。

　　三、投遞頻次

　　1.掛號郵件:每個工作日投遞兩個頻次。

　　2.報紙信函:每個工作日投遞一個頻次。

　　3.雜志刊物:每個月至少投遞一個頻次。

　　4.外部投遞:每周五個頻次(節假日除外)。

　　收發室各類郵件的投遞頻次,可根據郵局投遞頻次和自身工作情況予以相應調整。

　　四、投遞時限

　　投遞時限是指郵局將各類郵件送至收發室后,收發室投遞郵件不應當超過的最大時間限度。

　　1.特快專遞:4個工作時內通知完畢。

　　2.報紙:4個工作時內投遞完畢。

　　3.包裹單:8個工作時內通知完畢。

　　4.普通信函:8個工作時內投遞完畢。

　　5.匯款單:16個工作時內通知完畢。

　　6.掛號信(印刷品):16個工作時內通知完畢。

　　7.銀行卡:7個工作日內通知完畢。

　　8.雜志刊物:7個工作日內通知完畢。

　　如遇節假日、用戶要求變更投遞時限、收發室工作特殊情況等,各類郵件的投遞時限可予以相應調整。

　　五、投遞深度

　　1.針對具備投遞條件的單位用戶,掛號郵件采取窗口領取的方式投遞;普通郵件則采取信箱投遞的方式投遞。

　　2.針對收件地址寫為門牌號碼等不具備投遞條件的郵件,掛號郵件采用窗口領取的方式試投;普通郵件則投遞至該樓房的物業主管部門,如其拒收按疑難郵件處理。

　　3.針對要求從現有免費信箱分戶單獨投遞的用戶,由用戶向收發室提出信箱租賃申請,收發室將提供有償服務。

　　4.針對要求將郵件從信箱投遞延伸至室內的用戶,收發室將延長投遞深度,提供有償服務。

　　六、特約服務

　　針對有特殊需求的用戶,收發室在日常服務標準的基礎上,采取有償的方式為用戶提供特約服務。

　　1.信箱租賃:具體規定參見收發室信箱出租管理辦法。

　　2.延伸服務:如用戶需將郵件從信箱投遞改為投遞至室內,延長服務深度,收費標準為每年每戶200元。

　　3.代為投遞:如用戶有代為投遞郵件的需求,收發室可代為分發并投遞至相應信箱,收費標準為每件0.5元。

　　七、投遞管理

　　1.各單位用戶應設置專人定期開啟本單位信箱領取郵件。在領取掛號郵件時,應點核郵件無誤并出示有效證件,經收發室工作人員確認后簽收。

　　2.領取郵件的有效證件包括居民身份證、戶口簿和工作證等。遇特殊情況,經收發室主管批準后可相應辦理。

　　3.各單位郵件領取人員對于各種郵件負有保護和及時傳送的責任,不得私拆、隱匿、毀棄郵件或者撕揭郵票。

　　4.用戶誤收的郵件應當及時退還收發室;用戶誤拆的郵件應及時退還收發室并說明情況,對誤拆郵件的內容要保守秘密。

郵件管理制度4

　　1、認真貫徹執行上級保密部門文件的有關規定和要求,嚴禁通過電子郵箱辦理涉密業務,存儲、處理、傳輸涉密和內部辦公信息。

　　2、嚴禁將涉密存儲介質和內部辦公網絡接入互聯網及其其他公共信息網絡。

　　3、嚴禁在未采取防護措施的情況下,在涉密信息系統與互聯網及其他公共信息網絡之間進行信息交換,不斷增強電子郵箱保密管理能力。

　　4、嚴格信息流轉的規范性,做到公開信息網上公布,不使用公開郵箱,減少郵箱使用管理上存在的空檔。

　　5、及時對單位郵箱信息嚴格審查、嚴格控制、嚴格把關,從制度上杜絕泄密隱患。

　　6、嚴禁泄露涉及單位信息的.郵箱密碼,不開放公共郵箱,防止信息交叉泄露。

　　7、郵箱保密工作做到制度到位、管理到位、檢查到位,電子郵箱使用過程中的防范技術要進一步提高,進一步完善。

郵件管理制度5

　　1.0總則

　　公司開通intemet電子郵件服務,目的是為了更好地促進公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網絡,無論對內對外均不得傳遞與本人工作無關的內容,違者視情節輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。

　　2.0郵件服務器管理

　　辦公室統一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監督檢查工作。

　　3.0郵件開戶須知

　　申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執”,并通知申請人。回執單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規則。

　　4.0電子郵件使用規程

　　4.1用戶應當定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的.磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規定而不能造成的損失由用戶自己負責。

　　4.2禁止向異地發送大于2m的電子郵件,嚴禁使用fidmail下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術雜志由公司統一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機構可由系統主管審批后另行處理。

　　4.3在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不可擅自使用其他任何郵件地址。

　　4.4嚴禁轉發有危害社會安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。

　　4.5發送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。

　　4.5.1秘密級:需由部門經理同意加密發送,由部門對資料的安全負責。

　　4.5.2機密級:由部門經理簽字同意,將發送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負責發送。

　　4.5.3絕密級:禁止在網上發送

　　5.0監督檢查工作

　　公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監管,系統會自動將部分用戶收發電子郵件的副本保存。以便監督、檢查和備案。

　　6.0塊規處罰

　　6.1對于異地發送超過2m的大郵件,使用fidmail下載軟件或未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴重程度,處于500―800元的罰款。

　　6.2轉發有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關的郵件的員工,首次發現作降薪處理,再次發現作降職處理,三次發現作辭退處理。

　　6.3在公司內部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。

　　6.4任何使用電子郵件泄露公司商業秘密,一經發現視情節嚴重,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴重的,公司還將依法追究其法律責任。

　　7.0附則

　　本條例的解釋權屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出咨詢。

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