農業科技檔案建設實踐與構思論文

　　目前，臺州市農業科學研究院已經嘗試由檔案人員與科技人員共同申報、參加“設施農業與物聯網技術的集成創新與示范”項目。在項目實施過程中，同步進行項目資料的收集與歸檔。另一方面，合理使用有限經費，對破損嚴重、亟需搶救保護的檔案，經過匯編整理、深受科研人員歡迎的專題檔案以及與當前現代農業發展密切相關的檔案優先進行數字化。二是加強基礎設施建設。為適應農業科技檔案數字化的要求，必須加大檔案數字化硬件投入的力度。

　　在信息采集環節，要購置相關的采集設備，如照像機、錄像機、掃描儀等;在信息存儲環節，要購置必備的磁帶、磁盤、光盤及相配套的磁盤陣列和光盤庫;在信息利用環節，要購置必備的計算機、打印機、復印機，確保檔案數字化工作順利推進。三是加強復合型人才隊伍建設。首先，要加強教育培訓，制定切實可行的培養計劃，鼓勵檔案管理人員通過在職培訓、業余進修等形式，熟練掌握和運用檔案專業理論和現代技術技能。其次，要面向社會引進掌握信息技術、具備軟件開發能力的專業人才，建立一支能夠勝任農業科技檔案數字化建設任務的檔案員隊伍。

　　一、建設數字資源

　　一是建立目錄數據庫。2004年，臺州市農科院購買了專業檔案綜合信息管理軟件，開始建立歸檔科技檔案案卷級目錄數據庫。在建設過程中，對案卷目錄著錄格式的標準化嚴格把關，控制好機讀目錄數據庫的質量。目前，我院2005年以前形成的.農業科技檔案案卷級目錄已經全部錄入計算機。二是建立全文數據庫。2011年，臺州市農科院將檔案綜合信息管理軟件升級為全文版，開始啟動室藏科技檔案全文掃描數字化項目。針對室藏檔案資料量大、數字化力量薄弱的情況，農科院采取“外包與自建相結合”的數字化建設方案，對2005年以前形成的保管期限為長期和永久的農業科技檔案進行全文數字化加工。

　　二、方案實施前

　　農科院與外包單位訂立合同，約定了承包的數量、質量、報酬、承包方式、材料提供、履行期限、驗收標準和方法等，并將工作要求列入合同條款，如:工作期間接受委托人必要的監督檢查;完成工作后，向委托人交付工作成果、必要的技術資料和質量證明，并接受委托人的驗收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密，不得留存復制品或技術資料等。目前，已完成608卷共111566頁農業科技檔案的全文數字化加工任務，數據量計177GB。為保證數字化成果的及時應用，臺州市農科院以目錄數據庫為依據，使用SQL語言將掃描影像數據批量掛接到相對應的案卷級目錄中，確保圖像文件與案卷級目錄數據庫建立一一對應的關系，并在檔案管理系統中實現了“全文瀏覽、下載和打印”等諸多功能。

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