會議期間的禮儀

時間：2024-11-25 18:39:32 晶敏禮儀常識我要投稿

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有關會議期間的禮儀

　　處在一個陌生場合時，時常需要我們進行一個自我介紹，通過自我介紹可以讓他人了解我們。如何寫出一個與眾不同的自我介紹？以下是小編為大家收集的有關會議期間的禮儀，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

有關會議期間的禮儀

　　會議期間的禮儀

　　①例行服務。較大型的會議，應安排專人負責迎送、引導、陪同與會人員；對于與會貴賓和身體不便、身份特殊的重點人員，還要重點照顧；對于與會者的正當要求，應有求必應。

　　②會議簽到。

　　②會議簽到。一般在與會者入場時進行，簽到結果應及時匯總，并向會議負責人通報。

　　③食宿安排。會期較長的會議，一般由會議安排食宿。食宿安排應在《會議須知》中寫明。安排會餐等活動，屆時應有專門人員進行組織。對于外來與會者在食、宿、交通等方面的其他要求，在符合規定，力所能及的前提下，應盡力予以解決。

　　④現場記錄。重要會議，應以筆記、錄音、錄像等方式進行現場記錄。手寫筆記時，對會議名稱、出席人數、時間地點、發言內容、討論事項、臨時動議、表決結果等基本內容，要力求完整、準確、清晰。

　　⑤編寫簡報。會議簡報的要求是快、準、簡。快即講求時效，準即準確無誤，簡即文字精練。

　　會議禮儀

　　是召開會議前、會議中、會議后及參會人應注意的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執行有較大的促進作用。

　　會議準備

　　1、確定會議主題與議題(要有切實的依據;必須要結合本單位的實際;要有明確的目的)

　　2、確定會議時間(會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席)

　　3、確定會議所需用品和設備(必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。)

　　4、確定與會人員名單(包括出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。)

　　5、確定會議地點(要根據會議的規模、規格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環境等因素。)

　　6、擬發好會議通知(會議通知必須寫明開會時間、地點、會議主題及參加者等內容。要提前一定的時間發通知，以便使參加者有所準備。)

　　會議前

　　現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

　　會議中的注意事項

　　1、做好會議記錄安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發言進行記錄(特別是討論性質的會議)，記錄內容會后留底。安排專人攝影(攝像、錄音)，會后留底。

　　2、會議秩序參會人員入座后會議正式開始，這時非參會人員應全部離開會議室;在會議進行中，雙方要關閉所有的通訊工具(或調到靜音)，人員也不要隨便進出。

　　3、會議服務

　　(1)參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。

　　(2)除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝。如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響;動作要輕、慢、柔、避免快、重!

　　(3)講師的行李包(或筆記本包)注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出服務細節的水平。

　　(4)會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。

　　會議后

　　整理會議記錄

　　(1)整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。

　　(2)完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。

　　(3)整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。

　　(4)重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。

　　會議結束后，主方人員應將客方人員送至電梯口或送到大樓門口上車，握手告別，目送客人汽車開動后再離開。

　　如果安排了與會議內容密切相關的參觀考察活動，則應在參觀點安排專門的接待人員，并懸掛歡迎性的標語橫幅。

　　商務會議概述

　　會議，又稱集會或聚會。在現代社會里，它是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。在一般情況下，會議是指有領導、有組織地使人們聚集在一起，對某些議題進行商議或討論的集會。

　　在商界之中，由于會議發揮著不同的作用，因此便有著多種類型的劃分。依照會議的具體性質來進行分類，商界的會議大致可以分為如下四種類型：

　　第一，業務型會議。

　　第二，行政型會議。

　　第三，社交型會議。

　　第四，群體型會議。

　　一般而論，以上四種類型常見于商界的會議，除群體型會議之外，均與商界各單位的經營、管理直接相關，因此世人稱之為商務會議。在商務交往中，商務會議通常發揮著極其重要的作用。

　　在許多情況下，商務人員往往需要親自辦會。所謂辦會，指的是從事會務工作，即負責從會議的籌備直至其結束、善后的一系列具體事項。

　　商務人員在負責辦會時，必須注意兩點：一是辦會要認真。奉命辦會，就要全力投人，審慎對待，精心安排，務必開好會議，并為此而處處一絲不茍；二是辦會要務實。召開會議，重在解決實際問題，在這一前提下，要爭取少開會、開短會，嚴格控制會議的數量與規模，徹底改善會風。

　　常見的座次安排

　　1、自由擇座

　　即不排定具體座次，而由與會者自由選擇座位就坐。

　　2、面門設座

　　一般以面對會議室正門之位為主席之座，其他與會者可在其兩側自作而右依次就坐。

　　3、依景而建

　　所謂依景設座，是指會議主席的具體位置不必面對會議室的正門，而是背倚會議室內主要景致所在，如字畫、講臺等，其他與會者的排座則略同于前者。

　　參加者禮儀規范

　　1.主持人的禮儀

　　商務會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。

　　（1）主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

　　（2）走上主席臺應步伐穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，一般地說，對快、熱烈的會議步頻應較快。

　　（3）入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。

　　（4）主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。

　　2.會議發言人的禮儀

　　會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，后者一般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席臺應步態自然，剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常拾頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。

　　自由發言則較隨意。應注意，發言要講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。

　　3.會議參加者禮儀

　　會議參加者應衣著整潔，儀表大方，準時人場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。

　　常見的商務會議禮儀

　　一、展覽會禮儀

　　展覽會，簡稱為展覽，或稱之為展示、展示會。對商界而言，主要是指有關單位和行業組織，甚至是政府所組織的推廣介紹商業產品和技術、促進商品宣傳和流通的商業性聚會。

　　展覽會禮儀，通常是指商界單位在組織、參加展覽會時，所應當遵循的規范與慣例。舉辦展覽會要注意以下禮儀：

　　(1)在展位上工作的人員應當統一著裝，最佳的選擇是身穿本單位的制服，或者是穿深色的西裝、套裙。參展單位若安排專人迎接賓客時，則最好請其身穿色彩鮮艷的單色旗袍，并胸披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色緞帶。全體工作人員除禮儀小姐外，都應佩戴標明本人單位、職務、姓名和有本人彩照的胸卡。

　　(2)要努力維護整體形象。工作人員不應佩戴首飾，男士應當剃須，女士則最好化淡妝。站立迎客，不遲到、早退，不無故脫崗、東游西逛，時時注意禮貌待人。

　　(3)當觀眾走近自己的展位時，工作人員應面向對方，稍許欠身，面帶微笑，伸出左手，掌心向上，指尖直指展臺，并告知對方“請您參觀”。

　　(4)當觀眾在本單位的展位上進行參觀時，工作人員可隨行于其后，以備對方向自己進行咨詢；對于觀眾所提出的問題，工作人員要認真做出回答。不允許置之不理，或以不禮貌的言行對待對方。

　　(5)當觀眾離去時，工作人員應當真誠地向對方欠身施禮，并道以“謝謝光臨”，或是“再見!”。

　　(6)在任何情況下，工作人員均不得對觀眾惡語相加或譏諷嘲弄。對于個別不守展覽會規則而亂摸亂動、亂拿展品的觀眾，仍需以禮相勸，必要時可請保安人員協助，但不允許對觀眾擅自動粗，進行打罵、扣留或者非法捜身。

　　二、展銷會禮儀

　　展銷會是邊展覽、邊銷售的一種商業活動形式，它兼有展覽和銷售兩種功能，用于集中宣傳某類產品或突出宣傳企業的各種產品。舉辦展銷會要注意以下禮儀：

　　首先，展銷會的環境布置要隆重、典雅，體現出一種文化氛圍。展區布置得要具有鮮明的特色和富有感染力，展銷產品的擺放要講究藝術性和技巧性，既要突出產品特點，又要方便顧客購買。

　　其次，展銷會的營業員和工作人員要給來賓留下良好的印象，服飾要整潔劃一，儀容要修整，佩戴有關標志，面帶微笑迎送每一位來賓。在展銷廳的各個商品展區，都要有禮儀小姐或禮儀先生，為顧客提供禮貌的服務，主動為顧客介紹商品，并耐心回答顧客的咨詢。

　　最后，展銷會的目的是擴大業務聯系，擴大宣傳，增加營業額，因而對所有客戶，無論是新客戶或老客戶，大客戶或小客戶，都要給予同樣的禮遇。

　　在有許多競爭產品參展時切不可為推銷自己的產品而貶低別人的產品，這是失禮的行為，可以著重介紹自己的產品的優點，不可以進行比較性介紹。

　　三、洽談會禮儀

　　洽談會也是重要的商務活動。一個成功的洽談會，是既要講謀略，更要講禮儀的。

　　1.洽談會的禮儀性準備

　　洽談會是單位和單位之間的交往，所以應該表現的是敬業、職業、干練、效率的形象。在儀表上，要有嚴格的要求。如男士不準蓬頭垢面，不準留胡子或留大鬢角。女士應選擇端莊、素雅的發型，化淡妝。摩登或超前的發型、染彩色頭發、化艷妝或使用香氣濃烈的化妝品，都不可以。在服飾上，應該穿著正統、簡約、高雅、規范的最正式的禮儀服裝。男士應穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士要穿深色西裝套裙和白襯衫，配肉色長統或連褲式絲襪和黑色高跟、半高跟皮鞋。

　　2.洽談會的座次禮儀

　　在洽談會上，不僅應當布置好洽談廳的環境，預備好相關的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。

　　在進行洽談時，各方的主談人員在自己一方居中而坐。其余人員則應依照職位的高低先近后遠、先右后左地分別在主談人員的兩側就座。如果有翻譯，可以安排就座在主談人員的右邊。

　　舉行雙邊洽談時，應使用長桌或橢圓形桌子，賓主應分坐在桌子兩側。桌子橫放的話，應面對正門的一方為上，屬于客方。桌子豎放的話，以進門的方向為準，右側為上，屬于客方。

　　舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般要以圓桌為洽談桌舉行“圓桌會議”。這樣一來，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時，仍然講究各方的與會人員盡量同時人場，同時就座。最起碼主方人員不要在客方人員之前就座。

　　電話會議禮儀內容

　　電話會議內容主要包括了會議準備以及會議過程兩個方面上的禮儀，其中包括了會議環境的選擇、會議電話的檢查、參加會議過程中的介紹禮儀等等。

　　1、電話會議準備禮儀

　　1）安靜的區域

　　電話通訊受環境影響比較大，不管你是在辦公室或是在家里，保持你所處的環節安靜不被打擾是基本，以免你個人的原因而影響整個會議的質量。

　　2）話機檢查

　　參加電話會議的人員在會議開始之前要對自己的電話進行檢查，確保沒有任何問題，以免影響到會議的進行，如果使用固話進行電話會議，請檢查自己的線路是否磨損；使用手機進行通話請檢查是否信號問題或者附近有其他電磁波之類的干擾，如微波爐等；

　　3）制定會議基本規則

　　會議組織者需要在會議開始之前，申明必須遵守的基本規則，包括：會議的主題、會議參加的人員、會議的時間、會議阻止人員分工、會議的紀律等，以保證會議的有效進行。

　　2、電話會議時的禮儀

　　1）準時參加會議

　　在參加會議時必須要準時到場，特別是在有地區時間差的時候，參會人員更要有時間觀念。守時是一種專業性的標志，因為它是使參加者很難在電話會議上閑聊，同時又為后來者等待。電話會議不應該暫停，因為參與者將被迫聽你持有的音樂，否則將無法確定何時和是否會繼續通話。

　　2）做介紹的禮儀

　　作介紹包括會議主持人做介紹和參與會議的人員做自我介紹，在所有的參與者都將抵達，主持人應引入每個人，并提供一個簡短的背景或在電話會議上說人的責任的說明。這個介紹是必要的，因為可能有客人或在電話會議上新人。

　　個人做自我介紹也是非常有必要的，雖然大家不能見面，然而互相介紹是建立良好關系的過程，尤其是當您的客戶或客人參加電話會議時。

　　3）會議發言禮儀

　　所有參加會議的人員要把電話會議看作是面對面的溝通，參會者在發言時一定要放松心情，按事先準備的內容，有條理地發表個人觀點或建議，參會者在表達觀點時一定要簡單、清楚，避免重復詢問帶來的不便，發言結束后一定要向參會者表示感謝。

　　電話會議禮儀的主要事項

　　1、避免噪音

　　在電話會議中主要不要經常因為習慣性的清除喉嚨而發出咳嗽聲，在過程中拿著筆敲擊桌子，或者玩弄你的手機，更有甚者玩弄手機發出聲音，這都是不應該出現的。

　　2、耐心傾聽發言

　　耐心傾聽，不要隨意打斷他人發言，是任何交談禮儀的基本要求。即使別人和你的觀點不一樣，也要等到別人把話講完你再陳述自己的觀點，這是風度素養的表現。

　　會議準備

　　現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。

　　桌椅、名牌、茶水

　　桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。

　　會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

　　簽到簿、名冊、會議議程

　　簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。

　　黑板、白板、筆

　　在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現在視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

　　各種視聽器材

　　現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

　　資料、樣品

　　如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

　　作為重要會議的參會人員，要注意以下幾點：

　　1.準時到達，最好提前幾分鐘趕到會場。

　　2.會議正式開始之前，向不認識的朋友進行自我介紹。

　　3.認真做筆記。

　　4.關閉手機。

　　5.準備好與會議議題相關的有用文件。做到這一點意味著你已經提前做好了功課。

　　6.任何時候都不要打斷別人的發言，輪到自己時再表明觀點。

　　7.如果你想發言，向主席舉手示意，等他提示后再開始發表意見。

　　8.注意自己的姿勢。保持挺胸抬頭，精力集中。稍微流露出心神不寧或疲勞厭倦的情緒，都會傳達出你的消極態度，從而將自己置于不利的境地。不要在筆記上亂涂亂畫，更不可以打瞌睡。事先與臨坐打好招呼，一旦打盹，讓他立即把你叫醒。

　　9.當別人發言時，不要通過語言、表情、動作，或任何其他方式表達出你的不屑。