外部會議要注意的禮儀細節

　　按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發布會、研討會、座談會等。

　　會議的分類：外部會議、內部會議、發布會、工作例會、研討會、部門會、座談會…、計劃總結會……。

　　內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。

　　我們以外部會議為例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。

　　１.會議前

　　在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

　　·ｗｈｅｎ－會議開始時間、持續時間·ｗｈｅｒｅ－會議地點確認·ｗｈo－會議出席人·ｗｈａｔ－會議議題·oｔｈｅｒs－接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等。

　　ｗｈｅｎ－時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

　　ｗｈｅｒｅ－地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。

　　ｗｈo－人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

　　ｗｈａｔ－會議的議題，就是要討論哪些問題。

　　oｔｈｅｒs－會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

　　２.會議中

　　在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：

　　（１）會議主持人

　　主持會議要注意：

　　介紹參會人員；

　　控制會議進程；

　　避免跑題或議而不決；

　　控制會議時間。

　　（２）會議座次的安排

　　會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

　　一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

　　在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

　　還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。

　　３.會議后

　　在會議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：

　　·會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；

　　·贈送公司的紀念品；

　　·參觀，如參觀公司，或廠房等。

　　·如果必要，合影留念。

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