國際商務邀約禮儀簡介

　　作為加深彼此感情,促進人際交往的重要途徑之一,邀約從來都是必不可少的。在國際商務交往中，邀約禮儀細節化分的話主要包含三方面的內容：邀約禮儀、請柬禮儀、答復禮儀。在某種意義上來說國際商務邀約禮儀的一些禮儀規范在東西方是共通的。下面我們就來看一下國際商務邀約禮儀的具體規范。

　　邀約禮儀

　　對邀請而言，發出邀請，如同發出一種禮儀性很重的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間的關系現狀。

　　在一般情況下，邀約有兩種形式，即正式與非正式。正式邀約既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，所以它多采用書面形式；非正式的邀約通常是以口頭形式來表現的，相對而言，它要顯得隨便一些。

　　正式的邀約有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式，它適用于正式的商務交往中。非正式的邀約也有當面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式，它多適用于商務人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書面邀約，后者則可稱為口頭邀約。

　　在正式邀約的諸形式之中，檔次最高、也最為商務人士所常用的是請柬邀約。

　　請柬禮儀

　　請柬又稱請帖，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上街購買印刷好的成品，還是自行制作，使用請柬都應當遵守成規。請柬正文的用紙，大部分比較考究。它多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例，對折后的左面外側多為封面，右面內側為正文的行文之用。

　　封面通常采用紅色，并標有“請帖”二字。請柬內側，可以同為紅色，或采用其他顏色，但不可用黃色與黑色。

　　在請柬上親筆書寫正文時，應采用鋼筆或毛筆，并選擇黑色、藍色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。

　　在請柬的左下方注有“備忘”二字，意在提醒被邀請者屆時勿忘。在國際上，這是一種習慣的做法。西方人在注明“備忘”時，通常都是使用同一個意思的法文縮寫“P.M”。

　　邀請者得落款，一般處于正文之間，其實，把它落在最后，并標明發出請柬的日期，在商務交往中也是允許的。請柬寫好后，最好提前一段時間發出，以留給受邀者安排時間的余地。

　　答復禮儀

　　在商務交往中，商務人士不管接到來自任何單位、任何個人的書面邀約，都必須及時、正確地進行處理。不論自己能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答，或者應邀，或者婉拒。

　　所有的回函，不管是接收函還是拒絕函，均須再接到書面邀約職業后三日內回復，而且回得越早越好。在回函的行文中，應當對邀請者表現出尊重、友好、并且應當對能否接收邀約這一關鍵性問題作出明確的答復，切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由就可以了。

　　回函的具體格式可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、語氣措辭、稱呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。在寫接收函時，應將有關的時間與地點重復一下，以便于邀請者“核實”無誤；在寫拒絕函時，則不必這樣做。

　　回函通知邀請者自己決定接收邀請后，就不能屆時失約了。這類臨時的“變卦”會給邀請者增添許多麻煩。

　　拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時，不要忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。

　　拓展：

　　商務宴請邀約的原則

　　1.專業化

　　2.明確化

　　商務宴請邀約的方式：

　　商務宴請邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式，注重邀請的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的。

　　正式的邀約可以分為電話邀約、面對面邀約、請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務交往中。

　　非正式的邀約有面對面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統稱為書面邀約，非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規的商務往來之中，應該以正式的邀約作為邀約的主要方式。

　　請柬邀約

　　在正式邀約的多種方式中，請柬邀約檔次最高，也是最為常用的邀約方式。如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，采用請柬邀請佳賓，不僅能和其他的邀約區分開來，而且顯得更加的莊重和展現邀約的誠意。

　　傳真邀約

　　傳真邀約是利用傳真機發出傳真對被邀請者所進行的一種邀約。

　　在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現代化的通訊設備，傳遞會更為迅速，并且不易丟失。

　　電報邀約

　　電報邀約即以拍發專電的形式對被邀者所進行的邀約。

　　電報邀約與書信邀約在文字上，都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內容，除此之外，由于電報本身的原因，電報邀約要求更加簡練明了的表述內容。

　　電報邀約速度快，準確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內容上，它與書信邀約大致類似。

　　便條邀約

　　便條邀約即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。

　　便條邀請的內容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應干凈、整潔為好。

　　用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封之中。

　　商務宴請應邀者禮儀：

　　1.認真對待邀約

　　任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經過慎重考慮，認為確有必要之后，才會發出的。所以應邀者接到邀約，都必須及時地、正確地進行處理。

　　不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，這些做法都是不合乎商務場合應該有的禮儀。

　　2.積極做出反應

　　商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方邀請，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對應邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后，應當作出積極的禮貌性的反應。

　　3.準確回復邀約

　　積極反應的第一步，是要盡快答復邀請者自己能否接受其邀請。

　　為了使邀請者做到對他所發起的邀約胸有成竹、避免失誤，任何被邀請者在接到書面邀請之后，不論邀請者對于答復者有無規定，出于禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。

　　4.應邀者回函禮儀

　　對書面邀約所進行的答復，通常采用書信的形式。在商務禮儀中被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。

　　不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之后三日之內回復，而且回得越早越好。

　　在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答復。如果拒絕，則講明理由。

　　回函的格式可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請函不想上下。

　　在寫接受函時，應將有關的時間與地點重復一下，以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。

　　回函通知邀請者自己決定接受邀請后，最好不要失約了。這類臨時的取消，會給邀請者帶來許多麻煩。

　　拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。

　　在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。

　　例子：接受邀約的回函示范一則

　　華夏集團董事長劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團總裁溫升先生的邀請，將于4月20日上午10時準時出席盛澤集團開業儀式。謹祝開業大吉

　　例子：拒絕邀約的回函示范一則

　　尊敬的盛澤先生：

　　我深懷歉疚地告訴您， 由于本人明晚將乘機飛往英國倫敦洽談生意，故無法接受您的邀請，前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒。

　　對于邀約上書面規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，并且“照章辦事”。

　　如何讓應邀者盡快回復邀請

　　為了讓被邀請者對邀約盡快回復，邀請者在發出書面邀約時，應該對被邀請有所暗示，請對方能否到場必須作出答復。

　　通常，類似的規定往往會在書面邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請子函告”，“能否出席，敬請答復”，以及“盼賜惠復”，等等。

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