會議邀請函的制作

　　會議邀請函的制作

　　在會議邀請函的制作中，排版部分比較簡單，此處省略不提，今天主要熟悉了“郵件合并”工具欄的使用，并基本掌握“域”的概念。

　　我以往的疑問“能打印一次，就打印出所有不同姓名的會議邀請函嗎”，通過郵件合并工具欄，解決了這個問題。

　　一、建立文檔與數據源文件的關聯，也就是兩個文件之間的關聯。操作步驟如下： 1 調出“郵件合并工具欄”： 工具——信函與郵件——顯示郵件合并工具欄

　　2、設置文檔類型：郵件合并工具欄第一個按鈕就是“設置文檔類型”按鈕，通過此按鈕設置文檔類型為“信函”。有意思的是，在剛調出郵件工具欄的時候，只有這個按鈕是可用的，其他按鈕都是灰色不可用的狀態。在設置文檔類型后，我們會發現第二個按鈕“打開數據源”才變成可用狀態，其他的還是灰色。

　　3、與數據源文件建立關聯：點擊“打開數據源”按鈕，選擇數據源文件，特別需注意的是在我們選擇好數據源文件，按“打開”按鈕后，彈出“選擇表格”窗口，在該窗口的下端有“數據首行包含列標題”復選框，如果我們的數據源文件首行是包含列標題的'，這里就要打勾。這涉及到以后域的使用。

　　我們在做好數據源操作后，會發現第三個按鈕“收件人”會變成可用狀態。這個設計很是有意思，在一步操作完成后，會有唯一的按鈕變成可用，我們使用者只需根據按鈕的可用狀態按順序操作即可。

　　4、點擊“收件人”按鈕，在收件人列表中選中我們需要的收件人，然后確認。 到此，我們就將文檔和數據源文件建立了關聯。

　　二、在文檔中插入域，也就是建立文檔與具體“域”的關聯

　　1、在文檔中，將光標定位到需要插入域的位置，然后點擊“插入域”按鈕或“插入合并域”，在域列表中選擇我們需要的域，這樣就建立了文檔和域之間的關聯。

　　“插入word域”的下拉列表中為我們提供了“if——then——else”語句，這在根據性別顯示先生或女士時經常用到。

　　2、插入域以后，我們若想觀看效果，點擊“查看合并數據”按鈕，在插入域的位置就會顯示域中的具體數據了。類似ppt中的播放按鈕。

　　三 打印

　　點擊“合并到新文檔”按鈕，選擇“全部”，確認后就會生成一個包含所有收件人的會議邀請函，打印這個新文檔即可。

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