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報告的辦理請示
請示是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項的公務(wù)行為。請示公文就是作為下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或要求批準(zhǔn)事項的公務(wù)行為的書面載體。請示公文的辦理是指作為受文單位的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的文件、電報，進(jìn)行收文、提出擬辦意見、呈請領(lǐng)導(dǎo)審批和回復(fù)呈文機(jī)關(guān)的過程。
報告是下級機(jī)關(guān)向上級匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級機(jī)關(guān)的質(zhì)詢的公文。報告的辦理是指承辦單位根據(jù)下級機(jī)關(guān)報告的內(nèi)容提出擬辦意見、呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱并按領(lǐng)導(dǎo)批示要求承辦的過程。
請示、報告辦理的責(zé)任單位是受文機(jī)關(guān)的文秘部門。文秘部門的經(jīng)辦人員在辦理請示、報告時，必須堅持實事求是的原則，嚴(yán)格辦文程序，認(rèn)真負(fù)責(zé)，講求效率，確保質(zhì)量，做到件件有著落，事事有回音。請示、報告在辦理過程中通常必須經(jīng)歷收文、提出擬辦意見、呈請領(lǐng)導(dǎo)審批和回復(fù)呈文機(jī)關(guān)等環(huán)節(jié)。在實際工作中，辦理請示和報告又有所區(qū)別，即請示必復(fù)，而報告則可復(fù)可不復(fù)。
第一節(jié)收文處理
一、收文登記
收到下級機(jī)關(guān)呈報的請示或報告，經(jīng)辦人員要在（收文登記簿）上逐項填寫清楚，認(rèn)真登記。收文登記是公文處理工作中的一項重要制度和首要環(huán)節(jié)，也是一項很細(xì)致的工作，必須做到一絲不茍，嚴(yán)格把關(guān)，更不得錯登、漏登。登記的格式和方法，可根據(jù)本機(jī)關(guān)的實際情況和操作習(xí)慣，不必強(qiáng)求一致，但登記的原則應(yīng)是有利于文電的運轉(zhuǎn)、統(tǒng)計、查找和催辦。收文一般采用簿冊式登記，這已在我國黨政機(jī)關(guān)中普遍使用，適用于按時間順序作流水式登記。收文登記的內(nèi)容一般包括收文日期、原文編號、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、承辦單位、辦理情況、收文序號等。
收文登記可靈活掌握，文件多的機(jī)關(guān)可將請示、報告分簿進(jìn)行登記；文件少的機(jī)關(guān)可將請示、報告混合進(jìn)行登記，在“承辦情況”欄內(nèi)加以說明即可。目前，隨著電子化辦公的日益普及，許多機(jī)關(guān)已采取文電網(wǎng)上辦理，網(wǎng)上辦文程序應(yīng)根據(jù)收文處理原則，結(jié)合本單位本系統(tǒng)工作情況合理編制程序，以達(dá)到科學(xué)辦文的目的。
二、審閱鑒定
來文登記完畢，經(jīng)辦人員要根據(jù)輕重緩急，立即對請示、報告的原文進(jìn)行仔細(xì)閱讀和分析，請示公文必須弄清以下一些問題，并采取相應(yīng)的措施：1、文中是否有請示事項，沒有請示事項的不能列為請示公文辦理；2、來文是否越級，不應(yīng)越級請示的問題，要告知來文單位逐級呈報；3、請示是否一文一事，一文多事不好承辦的應(yīng)要求來文機(jī)關(guān)更正重報；4、文中的請示事項未表述清楚，無法承辦或?qū)绊戅k理效果的，要告知呈文機(jī)關(guān)修改后再報；5、是否附有與請示事項相關(guān)的背景材料或需要補(bǔ)充有關(guān)材料，無相關(guān)材料和政策依據(jù)但又必須補(bǔ)充的應(yīng)要求來文機(jī)關(guān)及時提供和補(bǔ)充；6、請示事項是否征得主管單位同意，主管單位沒有簽署意見的，應(yīng)先征求主管單位的意見；7、受文單位是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)確定不當(dāng)?shù)模嬷{(diào)整受文單位。如請示的主送單位是黨委，而請示事項則完全屬同級政府或有關(guān)職能部門回復(fù)范圍的，要及時通知來文機(jī)關(guān)準(zhǔn)確呈報，受文機(jī)關(guān)也可將請示公文轉(zhuǎn)到同級政府或有關(guān)職能部門辦理。
報告性公文應(yīng)根據(jù)公文辦理原則，先弄清報告的內(nèi)容，并根據(jù)報告的內(nèi)容考慮呈請哪些領(lǐng)導(dǎo)同志閱知。報告內(nèi)容夾帶有請示事項的公文，根據(jù)實際情況，可視作請示公文辦理，也可按報告性質(zhì)先呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱，但對于夾帶政策性強(qiáng)、涉及面廣的請示事項的報告，應(yīng)告知來文機(jī)關(guān)將報告和請示事項分開呈報。請示事項緊急的，可先作請示公文辦理。
第二節(jié)擬辦與批辦
一、擬辦
擬辦是指文秘部門對需要辦理的請示、報告提出辦理意見和建議，并提供必要的背景材料。
（一）醞釀擬辦方案
對需要本級機(jī)關(guān)辦理的請示、報告，經(jīng)辦人員進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析，深入了解吃透所要擬辦的請示、報告的內(nèi)容和反映的問題及來龍去脈，查閱有關(guān)政策依據(jù)，考慮初步擬辦方案，同時對初步擬辦方案要進(jìn)行反復(fù)斟酌研究，看自己醞釀的初步擬辦方案是否可行，提出的建議性意見對領(lǐng)導(dǎo)同志是否有參考價值，是否需要提出一些合理化建議，擬辦件是否有辦理時限要求，需要呈請哪些領(lǐng)導(dǎo)同志審閱等等。必要時，還可向來文單位進(jìn)一步了解情況。醞釀擬辦方案的主要任務(wù)是明確擬辦件需要呈請哪一級、哪些領(lǐng)導(dǎo)同志審閱審批，請示由誰來辦，怎樣承辦，是否需要協(xié)調(diào)，有無背景材料和前卷可查，由誰審批以及文秘部門對辦理該請示的建設(shè)性意見等。初步擬辦方案不一定要形成文字，形成初步擬辦方案腹稿即可，其作用主要是為正式提出擬辦意見作準(zhǔn)備，經(jīng)過充分醞釀?wù)遄脭M辦方案后，便可正式提出擬辦意見。
（二）提出擬辦意見
擬辦意見是指文秘部門負(fù)責(zé)此項工作的經(jīng)辦人員對請示、報告的辦理提出的初步處理意見，擬辦意見是領(lǐng)導(dǎo)同志對呈批件審批時的重要參考。提出擬辦意見，是辦理請示、報告的重要環(huán)節(jié)，也是文秘部門和經(jīng)辦人員發(fā)揮參謀助手作用、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同志提高工作效率的有效措施，因此，經(jīng)辦人員在辦理請示、報告時，必須及時、負(fù)責(zé)、審慎地提出擬辦意見。從某種意義上說，擬辦意見是辦理請示、報告運行方向的“顯示器”和辦理方案的“說明書”，經(jīng)辦人員提出的擬辦意見準(zhǔn)確恰當(dāng)，請示、報告辦理起來就快捷，效果也好；反之，就會對請示、報告的辦理起誤導(dǎo)作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準(zhǔn)確提出擬辦意見是優(yōu)質(zhì)、高效辦理請示、報告的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。擬辦意見的質(zhì)量如何，無疑是衡量秘書工作人員參謀服務(wù)水平高低的重要標(biāo)志之一。
報告擬辦意見的提出相對請示公文來說比較簡單一些，可根據(jù)報告中的內(nèi)容及所反映的問題，直接提出呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱，涉及有關(guān)職能部門的也可注請有關(guān)單位負(fù)責(zé)同志閱知，如“請××、××同志審閱”、“請××同志和“優(yōu)。習(xí)。網(wǎng)”單位負(fù)責(zé)同志閱”、“請××同志閱；報請××、××同志閱”等。對于有些下級機(jī)關(guān)的報告對有關(guān)工作提出了一些建設(shè)性意見的，可呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志閱示，如“請××同志閱示”、“請××同志審閱；報請××同志閱示”等。有些下級機(jī)關(guān)的報告內(nèi)容涉及全局工作，提出的建議對全局工作有指導(dǎo)性作用的，其報告中盡管沒有提出批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)要求，但經(jīng)辦人員應(yīng)從全局角度考慮，也可向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出批轉(zhuǎn)的建議性意見，如“此報告提出的建議較好，對××工作具有一定的參考價值和指導(dǎo)作用，建議予以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，或在××內(nèi)刊上刊登”等。相反，對于報告中直接提出了批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)要求的，但根據(jù)實際情況，經(jīng)辦人員經(jīng)過認(rèn)真研究認(rèn)為沒有必要批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的，也可提出不予批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的建議。報告的辦理除上述情況外，對于純工作情況報告或單項工作報告等，也可采取某一固定的形式（如制定專報文頭，編寫收文字號等），同時分別呈報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱。如領(lǐng)導(dǎo)同志對報告內(nèi)容有批示反饋的，要按領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時予以處理。這種呈報方式的好處是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志都能在最快時間了解審閱到下級機(jī)關(guān)報告的內(nèi)容，同時也減少了經(jīng)辦人員來回呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱的環(huán)節(jié)，呈批件辦理快捷。
請示公文擬辦意見的提出相對復(fù)雜一些，在內(nèi)容上要注意把握以下幾個要點：
一是要明確辦文的主體，即根據(jù)機(jī)關(guān)各部門和領(lǐng)導(dǎo)同志的職責(zé)分工情況，有的放矢地確定請示的承辦者和承辦意見的審批者。如“建議請××單位閱處。請××同志閱示。”或“擬請××部門辦理。請××同志閱示。”、“請××同志審示”、“請××同志審閱；報請××同志批示。”或“請××同志審定。”等。
二是要做好呈報領(lǐng)導(dǎo)同志審批前的協(xié)調(diào)工作。對于請示事項比較復(fù)雜、政策性強(qiáng)、涉及面較廣的請示公文，經(jīng)辦人員在提出擬辦意見時，要考慮解決問題的依據(jù)，內(nèi)容涉及主管部門或相關(guān)單位的，要先征求主管部門和相關(guān)單位的意見。征求意見可采取口頭詢問的方式，也可采用書面形式。采用口頭詢問或協(xié)商，應(yīng)事先打好腹稿，必要時，亦可草擬好簡單的詢問或協(xié)商內(nèi)容的草稿，語言要突出重點，簡單明了，既要了解相關(guān)政策依據(jù)，又要商議解決問題的辦法。采用書面形式征求意見，可直接提出擬辦的初步意見，如“建議請××單位先研究提出意見。請××同志閱示”等。待有關(guān)單位反饋書面意見后，再綜合提出正式擬辦意見呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審示。對涉及部門多、處理意見不一致的請示，要對各種意見進(jìn)行綜合分析，必要時可請主管領(lǐng)導(dǎo)同志出面召開協(xié)調(diào)會確定處理原則，以免因各方面意見不一致而導(dǎo)致扯皮推諉的局面。經(jīng)過充分協(xié)商仍不能達(dá)成一致意見的，可對各種意見進(jìn)行詳細(xì)綜合后，提出傾向性意見，并附上協(xié)調(diào)過程的有關(guān)情況及背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時參考。
三是需要幾個職能部門共同承辦的請示公文，提出擬辦意見時，要寫明由誰牽頭主辦。如“建議請××單位商××單位閱處”、“建議請××單位牽頭，會同××、××部門辦理”等。
四是要交待清楚有關(guān)的注意事項和要求。提出擬辦意見要特別注意從政策上把關(guān)，注意政策的連續(xù)性，防止被人鉆空子。同時，要堅持從實際出發(fā)，實事求是，在政策、法律和客觀條件許可的情況下，盡力為來文單位和群眾解決實際問題。
五是請示事項的審批權(quán)限完全屬于有關(guān)職能部門或上級機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的，應(yīng)直接提出轉(zhuǎn)辦意見或先報請上級機(jī)關(guān)審批。如“建議請××單位閱辦，并直接答復(fù)來文機(jī)關(guān)，并將辦理結(jié)果告我們”等；審批權(quán)限在上級機(jī)關(guān)的，要先報請上級機(jī)關(guān)審批后，再提出擬辦意見。審批權(quán)限在上級有關(guān)部門的，要先征求上級有關(guān)部門的意見或直接致函上級有關(guān)部門審批。有的請示公文由于請示事項較復(fù)雜一時沒有把握，難以提出擬辦意見的，應(yīng)先作好調(diào)查，審慎研究有關(guān)法律、法規(guī)、政策或慣例，待確有把握時再提出擬辦意見。
提出擬辦意見立論要有依據(jù)，措辭辦求簡明精當(dāng)。擬辦意見一定要有經(jīng)辦人對處理有關(guān)問題的建議和報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志、有關(guān)職能部門協(xié)調(diào)后的意見，必要時應(yīng)將來文反映的情況、協(xié)調(diào)過程及結(jié)果、相關(guān)背景材料綜合歸納或內(nèi)容摘要等一并附上。若來文與本機(jī)關(guān)或呈報機(jī)關(guān)以前處理該請示事項的文件有關(guān)，還應(yīng)將原文件一并附上，供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時參考。擬辦意見既要準(zhǔn)確具體又要言簡意賅，具體操作上可從以下幾個方面把握：1、請示事項較復(fù)雜、涉及單位較多的，應(yīng)分門別類提出擬辦意見；2、請示事項有理有據(jù)的，應(yīng)積極提出支持性建議；3、請示事項可行、但在一些細(xì)節(jié)上需要完善的，應(yīng)主動提出合理化建議；4、請示事項不符合有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)果斷提出否定性意見；5、請示事項與現(xiàn)行政策、法律法規(guī)相悖、不宜報批的，應(yīng)在切實把好關(guān)的同時，提出解決問題的正確途徑；6、請示事項屬有關(guān)職能部門職責(zé)范圍的，應(yīng)明確提出轉(zhuǎn)辦意見；7、請示事項必須函復(fù)的，可先草擬好“批復(fù)”或“復(fù)函”稿一并呈請領(lǐng)導(dǎo)審批。
提出擬辦意見必須慎之又慎，在實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)同志對于擬辦意見一般都比較重視，而且多數(shù)是贊同的，因此，文秘人員在提出擬辦意見時一定要嚴(yán)肅認(rèn)真、過細(xì)工作。對于篇幅較長的請示、報告，應(yīng)劃出要點標(biāo)記，或附以摘要，為領(lǐng)導(dǎo)同志節(jié)省閱讀時間。擬辦意見提出后，經(jīng)辦人員要工整填寫（收文處理單）或（請示、報告呈批單）。
二、批辦
批辦是指受文機(jī)關(guān)的文秘部門主管領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)辦人員提出的擬辦意見進(jìn)行審核批示。經(jīng)辦人員提出擬辦意見后，要報送文秘部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審定。文秘部門的主管領(lǐng)導(dǎo)對擬辦意見進(jìn)行審閱修改的過程，就是對請示、報告的辦理進(jìn)行把關(guān)、批辦的過程。批辦是請示、報告辦理的一個重要環(huán)節(jié)，批辦意見的正確、恰當(dāng)與否，直接關(guān)系到請示、報告辦理的質(zhì)量。文秘部門的主管領(lǐng)導(dǎo)在批辦請示、報告呈批（閱）件時，要認(rèn)真閱讀原文，吃透來文本意，站在全局的高度，琢磨研究經(jīng)辦人員提出的擬辦意見是否準(zhǔn)確可行，是否附齊相關(guān)背景材料，提出的建議或傾向性意見是否有政策依據(jù)等。對經(jīng)辦人員提出的擬辦意見審核完畢，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)迅速批示，及時退交經(jīng)辦人員，以便及時進(jìn)入下一辦理環(huán)節(jié)。批辦意見，要視來文的內(nèi)容而定。一般來說，對需要辦理和回復(fù)的請示公文，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等；需由兩個以上部門承辦的，要明確指定牽頭的部門（主辦單位），以避免推諉、拖延和積壓；對有緊急或重大事項的請示、報告，可先請主要領(lǐng)導(dǎo)同志審示，再按領(lǐng)導(dǎo)同志批示辦理。批辦意見沒有固定的格式。一般來說，語氣要比較肯定，如“擬同意擬辦意見，請××同志審示”、“請轉(zhuǎn)××單位閱辦”、“請先征求××部門意見，再報××同志批示”、“請××單位牽頭，會同××辦理”、“請××同志批示”等。
批辦一般應(yīng)當(dāng)注意以下問題：1、要針對報告內(nèi)容或請示中提出的問題和要求，明確批示處理的原則和方法。對經(jīng)辦人員提出的擬辦意見要表明是否同意，如果有什么補(bǔ)充或糾正的意見，應(yīng)有明確表述，不可輕易簽署“同意”，更不可隨便劃個圈或打個勾了事。批辦意見用詞要明晰、簡要，使承辦人員能準(zhǔn)確理解意圖，切忌模棱兩可，使承辦部門和承辦人員無所適從。2、批辦要及時。經(jīng)辦人員對需要辦理的請示報告提出擬辦意見后，呈送給主管領(lǐng)導(dǎo)同志進(jìn)行審閱批示時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時予以批辦，如果主管領(lǐng)導(dǎo)對請示、報告呈批（閱）件批辦不及時，將會影響下一環(huán)節(jié)的辦理。3、負(fù)責(zé)批辦的主管領(lǐng)導(dǎo)對擬辦意見審核修改后，要在批示意見后面簽上自己的姓名和日期。姓名要寫全，切忌只寫一個姓。日期最好是注明年、月、日，緊急而又重要的文件，還要注明批辦的時、分。
第三節(jié)承辦、呈批與催辦
一、承辦
承辦是指主管部門對屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的公文進(jìn)行辦理。請示、報告經(jīng)文秘部門主管領(lǐng)導(dǎo)批辦后，承辦人員要按批辦意見或轉(zhuǎn)送承辦單位辦理，或自己直接辦理。承辦一般分三種形式：一是由領(lǐng)導(dǎo)同志承辦，即由領(lǐng)導(dǎo)同志提出處理意見，包括經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)集體研究討論提出的處理意見，如一些重大而又復(fù)雜的請示公文、突發(fā)事件的報告等；二是由承辦單位的有關(guān)責(zé)任人員先提出處理意見，然后報其主管領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)；三是由職能部門研究后提出處理意見。做好承辦工作，應(yīng)注意以下幾個問題：
（一）有關(guān)單位和承辦人員接到交辦件后，首先要閱讀、研究交辦件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批辦（批示）意見，然后分輕重緩急進(jìn)行處理。一要弄清是否屬于自己主管的職責(zé)范圍。如果不屬于自己的職責(zé)范圍，應(yīng)及時退回交辦機(jī)關(guān)，并向交辦機(jī)關(guān)說明情況，還可提供該交辦件涉及的有關(guān)事宜或由何部門承辦的依據(jù)。二要弄清文件處理的時間要求。如果在來文要求時限內(nèi)確實無法辦理完畢的，應(yīng)及時向交辦機(jī)關(guān)或來文機(jī)關(guān)說明情況。往往有這樣的情形：有的同志因為負(fù)責(zé)承辦的文件較多或其他原因，在接到交辦的文件后連看都不看一眼，就把它存放起來，及至后來處理時，才發(fā)現(xiàn)不屬自己主管的范圍，或者是超過了應(yīng)該完成的時限，就會貽誤工作。因此，承辦人員無論工作再忙、需要辦理的公文再多，接到交辦件后一定要先弄清上述兩個問題，及時處理。
（二）凡屬承辦單位職責(zé)范圍內(nèi)的交辦件，如果領(lǐng)導(dǎo)同志有明確批辦意見的，就要按領(lǐng)導(dǎo)同志批辦意見辦理；領(lǐng)導(dǎo)同志只有原則性意見的，可以遵循有關(guān)的方針、政策、規(guī)定或按慣例酌情辦理；凡領(lǐng)導(dǎo)同志批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，負(fù)責(zé)牽頭的部門要先提出處理意見，并邀請協(xié)辦單位會商后，將會商意見歸納整理，報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批。意見有分歧時，應(yīng)將各種不同意見整理后一并報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定，并按領(lǐng)導(dǎo)同志批示意見辦理。
（三）承辦要講求效率，分清主次先后。急件要隨收隨辦，有時限要求的要在規(guī)定的時間內(nèi)辦結(jié)；需要幾個部門聯(lián)合辦理的，主辦單位要主動牽頭，協(xié)辦單位要積極配合，抓緊辦理，不能互相推諉；對確實難以按期辦結(jié)的公文，特別是需要回復(fù)來文機(jī)關(guān)的請示公文，要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志如實報告情況，以便采取相應(yīng)措施；承辦件較多時，應(yīng)根據(jù)情況確定主次，最好是分類放置在“正在辦理”、“等待辦理”、“需要請示”、“等待答復(fù)”等案卷中，也可根據(jù)經(jīng)辦人員的工作習(xí)慣分類放置。同時，要對所承辦的公文經(jīng)常進(jìn)行檢查核對，并根據(jù)辦文過程情況的變化，隨時調(diào)整辦理順序。
（四）有些不能一次辦結(jié)的公文，要做好再次辦理或多次辦理的工作。比如，有時下級機(jī)關(guān)請示的問題受文機(jī)關(guān)解決不了或其審批權(quán)在上級的，就需要轉(zhuǎn)報上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或答復(fù)；有些由多個單位承辦的請示公文一時難以取得一致意見需要協(xié)調(diào)或因其他情況不能一次辦理完畢的，可存放在“待辦”案卷中，相機(jī)處理，以防積壓誤事。請示公文如果在較長時間內(nèi)不能辦結(jié)的，應(yīng)及時向來文機(jī)關(guān)說明情況。
（五）已經(jīng)辦理完畢的公文，要及時向交辦機(jī)關(guān)報送結(jié)案情況和結(jié)果，同時做好注辦工作。所謂注辦，就是承辦人員把所承辦公文的處理結(jié)果在公文的適當(dāng)位置或文件辦理簽呈的“處理結(jié)果”和“備注”欄中作簡要注明。如果是函復(fù)，應(yīng)注明回復(fù)的時間和文號；如果是用其他方式回復(fù)的，則應(yīng)注明回復(fù)方式和回復(fù)時間、地點、交辦人及承辦事項的主要內(nèi)容等，并簽署承辦人姓名及承辦日期。注辦是為立卷歸檔作準(zhǔn)確，也便于日后的檢索利用。
二、呈批
呈批即呈請領(lǐng)導(dǎo)同志審批。請示、報告經(jīng)過提出擬辦意見并批辦后，就要正式報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批，在呈請領(lǐng)導(dǎo)同志審批時，經(jīng)辦人員要注意以下幾個方面的問題：
（一）按程序送呈。一般情況下，呈批件按領(lǐng)導(dǎo)排名順序從后到前直接呈送。但有時也要靈活掌握，如有些請示、報告政策性和專業(yè)性很強(qiáng)，這類呈批件送呈時，應(yīng)根據(jù)請示、報告的內(nèi)容先送請分管領(lǐng)導(dǎo)同志審批，再按排名順序呈送其他領(lǐng)導(dǎo)同志審批。如果分管領(lǐng)導(dǎo)同志對呈批件提出了異議或有其他意見時，呈批件應(yīng)暫停呈送，要按分管領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見做好有關(guān)協(xié)調(diào)等工作，待把分管領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見落實后，再進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的呈批工作。
（二）慎重對待和處理領(lǐng)導(dǎo)同志的不同意見。請示、報告在呈批過程中，如果有領(lǐng)導(dǎo)同志對文件的內(nèi)容提出了某些不同意見時，承辦人員應(yīng)先對領(lǐng)導(dǎo)批示意見仔細(xì)進(jìn)行分析，弄清意圖，做好領(lǐng)導(dǎo)批示的有關(guān)落實工作，必要時，或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見補(bǔ)充有關(guān)材料，或與來文單位銜接，或與有關(guān)單位協(xié)商等等。待有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見完全落實后，再呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批。
（三）盡量縮短呈批時間。請示公文辦理是有時限性的，在條件允許的情況下，上級機(jī)關(guān)應(yīng)盡快回復(fù)來文單位，因此，經(jīng)辦人員在呈批過程中，應(yīng)抓住一切有利時機(jī)呈請領(lǐng)導(dǎo)同志審批，如有些較復(fù)雜的請示公文亦可利用領(lǐng)導(dǎo)同志集中開會學(xué)習(xí)的空隙送批，既可縮短辦文時間，又便于領(lǐng)導(dǎo)同志對這類復(fù)雜請示事項進(jìn)行合議，使問題盡快得到圓滿解決。
（四）嚴(yán)格遵循秘書人員的職業(yè)道德。請示公文在呈批過程中，不可避免地會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志批示意見不一致的情況，此時，經(jīng)辦人員應(yīng)特別注意工作方法，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)同志之間的團(tuán)結(jié)，盡力做一些有利于統(tǒng)一思想、科學(xué)決策的輔佐性工作，如向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供充分的參考背景材料，用文字或口頭報告有關(guān)情況等。報告情況要實事求是，切忌胡編亂造，更不能摻雜有個人偏見，以盡量促成領(lǐng)導(dǎo)同志意見的統(tǒng)一。經(jīng)過努力，還不能達(dá)成一致意見時，可將不同意見進(jìn)行綜合或?qū)⒉煌庖娨徊⒊收堉饕I(lǐng)導(dǎo)同志審定。
三、催辦
催辦是指對需要辦復(fù)的公文，根據(jù)來文內(nèi)容的緩急程度和承辦的時限要求，對承辦情況進(jìn)行督促檢查，以防積壓和丟失。請示、報告辦理的催辦工作主要有兩種情況：一是交有關(guān)部門研究提出意見的；二是正在呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批的。交有關(guān)部門先研究提出意見的請示、報告，在交辦時應(yīng)根據(jù)來文的緩急情況，對承辦部門提出或注明時限要求。催辦是加快公文運轉(zhuǎn)的重要措施，早已成為各級機(jī)關(guān)辦文的基本制度。催辦的作用在于：一是及時了解承辦件的去向和辦理進(jìn)程，掌握承辦件在辦理過程中所遇到的具體問題和困難，以便迅速解決；二是使主辦部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志不因公務(wù)繁忙將應(yīng)辦的公文壓誤或遺失，使其在規(guī)定時間內(nèi)辦完或?qū)徟辏蕴岣咿k文效率；三是通過催辦也可以達(dá)到支持和促進(jìn)下級或有關(guān)單位工作正常開展的目的。
（一）催辦方法
催辦的方式方法可根據(jù)實際靈活掌握運用，一般有電話、信函和上門催辦三種。
電話催辦比較簡單，只要在電話里說明意圖、詢問情況、記錄結(jié)果就行了。值得注意的是，電話催辦必須將催辦時間、辦理情況和通話人問清楚并作好通話記錄，以便查詢查考。
信函催辦即文字催辦。文字催辦有三種形式：一是發(fā)便函、便條詢問催促；二是發(fā)催辦卡片，請對方填寫辦理情況后返回催辦部門；三是發(fā)催辦登記簿，也是將對方把辦理情況寫在登記簿的專備項目內(nèi)后返回催辦部門。
上門催辦是派員去承辦單位詢問、催促。這種催辦方法效果較好。上門時要記清催辦文件的內(nèi)容、編號、交辦時間等，最好隨身帶上辦文登記卡等，以便隨時查考。上門催辦的方法雖好，但畢竟受文、交辦單位人力有限，不可能件件上門催辦，因此不常用。
（二）催辦登記
催辦登記就是將已交辦或呈批過程中需要催辦的文件作好文字記錄。催辦登記有以下幾種方法：
1、附加式登記。就是利用收文收電登記簿，附加欄（部門辦理和辦理情況）即可。這種方法的好處是一個收文登記簿承擔(dān)了兩項登記任務(wù)，既節(jié)省了一個登記簿，又省去了一道手續(xù)。但是，這種方法只能在催辦文電數(shù)量不大的情況下使用，如果需要辦理的數(shù)量多了就不方便。
2、卡片式登記。在較大的機(jī)關(guān)，由于需要催辦的文電數(shù)量較大，宜用卡片式登記的方法進(jìn)行催辦登記。用卡片式登記雖然要多道手續(xù)，但便于管理和查找，使工作能有條不紊地進(jìn)行。卡片式登記催辦卡可根據(jù)機(jī)關(guān)的實際情況制定。使用網(wǎng)上辦文的單位可設(shè)計文電辦理（處理）卡程序。
第四節(jié)辦復(fù)與編寫（請示公文辦理情況匯報）
一、辦復(fù)
對來文機(jī)關(guān)作出回復(fù)叫辦復(fù)。請示公文辦理完畢，應(yīng)及時、準(zhǔn)確無誤地回復(fù)來文單位。辦復(fù)通常由文秘部門負(fù)責(zé)，但有的也可由承辦部門依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)文秘部門同意后直接辦復(fù)。辦復(fù)工作力求簡化快捷，但也要注重科學(xué)的方式方法。由于辦理的情況和結(jié)果不盡相同，回復(fù)不可千篇一律，以免產(chǎn)生一些不必要的矛盾或給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志帶來一些不必要的麻煩。因此，在回復(fù)來文機(jī)關(guān)前，承辦人員要反復(fù)閱讀、琢磨領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容，領(lǐng)會批示精神，綜合各方面的意見，并嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見回復(fù)來文機(jī)關(guān)。辦復(fù)的形式一般有以下幾種：
（一）函復(fù)
函復(fù)即用行文的形式回復(fù)。對于政策性強(qiáng)或內(nèi)容較為復(fù)雜的請示公文，為準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，也便于來文機(jī)關(guān)具體操作，應(yīng)采用函復(fù)的形式回復(fù)來文機(jī)關(guān)，函復(fù)可選擇兩種方法：一是根據(jù)請示內(nèi)容先提出擬辦意見呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批，待領(lǐng)導(dǎo)同志批示后，再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見草擬批復(fù)，報請主管領(lǐng)導(dǎo)同志審核后發(fā)送來文機(jī)關(guān)；二是根據(jù)請示內(nèi)容和相關(guān)單位的意見，承辦人員先草擬好函復(fù)稿，連同請示公文和相關(guān)材料一并呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批，待領(lǐng)導(dǎo)同志審批后發(fā)送來文機(jī)關(guān)。
（二）復(fù)印或電傳領(lǐng)導(dǎo)批示
對于相關(guān)單位意見一致、領(lǐng)導(dǎo)同志又批示了具體處理意見的請示，可以將領(lǐng)導(dǎo)的批示和相關(guān)單位的意見直接復(fù)印發(fā)送或電傳來文機(jī)關(guān)。操作方式上可靈活掌握，如時間緊、距離遠(yuǎn)的可將領(lǐng)導(dǎo)批示電傳給來文機(jī)關(guān)；時間較寬松或距離較近的可將領(lǐng)導(dǎo)批示復(fù)印給來文機(jī)關(guān)；也可根據(jù)來文機(jī)關(guān)的要求或復(fù)英或電傳。這樣，既可減少辦文環(huán)節(jié)，提高工作效率，也便于來文機(jī)關(guān)的具體操作。值得注意的是，這種辦復(fù)形式只能在領(lǐng)導(dǎo)批示意見一致的情況下采用。
（三）口頭回復(fù)
對于比較簡單的請示事項，或者不同意來文機(jī)關(guān)所請示的事項，既沒有必要行文，也不能復(fù)印或電傳領(lǐng)導(dǎo)批示的，可采用電話、面談等方式口頭回復(fù)。口頭回復(fù)來文機(jī)關(guān)，不能自作主張，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見，草擬好電話回復(fù)稿，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審核，重要的應(yīng)報請秘書長或辦公室主任審核同意后，方可回復(fù)來文機(jī)關(guān)。回復(fù)情況要作好書面記錄，包括回復(fù)的時間、方式、受話人、處理意見等，以備查考。口頭回復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示，一般都是不同意來文所請示的事項，因此，承辦人員口頭回復(fù)時，尤其要注意說話的口吻，切忌盛氣凌人，如來文機(jī)關(guān)對回復(fù)意見提出不同看法時，承辦人員更要耐心解釋，勸導(dǎo)來文機(jī)關(guān)顧全大局，予以諒解。
二、編寫（請示公文辦理情況匯報）
請示公文辦理完畢，應(yīng)定期編寫（請示公文辦理情況匯報），對請示公文的內(nèi)容、辦理過程、領(lǐng)導(dǎo)批示及回復(fù)來文單位的情況進(jìn)行簡要綜合，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志反饋請示公文辦理情況。（請示公文辦理情況匯報）一般每個季度或2個月編寫一期，辦結(jié)的請示件多時，也可1個月編寫一期。
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