如何寫會議通知格式

　　在學習、工作生活中，我們需要用到通知的情形越來越多，通知一般由標題、主送單位（受文對象）、正文、落款四部分組成。相信很多朋友都對寫通知感到非常苦惱吧，以下是小編為大家收集的如何寫會議通知格式，希望對大家有所幫助。

　　你一定接到過這樣的會議通知：

　　會議通知茲訂于1月20日(星期三)下午2：00在201會議室召開銷售會議，請準時參加。

　　xxxx部門

　　這樣的通知我們經常見。沒有明確的主題、目標、成果預期、參與人，最糟糕的是連結束時間都沒有。拿到這紙會議通知的人，恐怕真的會擔心一個下午的時間都在會議室里耗過去了。

　　我們經常會忽略會議邀請這個環節，認為無非就是通知大家來開個會，沒有必要寫的那么細，但其實會議邀請起到的不僅僅是通知的作用。一旦會議邀請發出，說明整個會議已經進入到準備期了，會議的內容、相關事宜等都要通過這個會議邀請告知大家，這不僅僅表明組織者對這次會議的重視程度，從另一個側面也說明了會議主導者對參會者的尊重。

　　會議通知的 7 個要件

　　在一個完整的會議邀請中，至少應該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預期成果、會議議題、會議議程、提前準備的資訊7個要件：

　　1-會議時間地點

　　會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結束時間。這就讓被邀請者很郁悶，同時也會為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標注會議開始時間與結束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達。

　　2-參會者

　　誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什么?如果可以的話，應該在會議邀請中明確標明。如 孫繼偉-會議主持，李二明-負責會議記錄，趙明洋―項目發言人等。

　　3-會議目的

　　在組織中經常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它類型的會議，如信息收集類、研討類、報告會等，也可以采取其它方式進行，不一定非要把參與者聚集在一起。

　　會議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什么達成共識，才可能探討相應的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業知識與技能，才有可能達成會議目標。為了使參與者從一開始就明晰會議的重點，會議主題可以以問題的方式進行設置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”

　　決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達成共識：是采取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領導來做決定。這樣的好處在于，每一位參會者都知道自己的權利如何，可以最大限度的保障會議的成功進行。

　　4-預期成果

　　會議結束以后，期望的預期成果是什么?是確定當前問題的解決思路、還是就行動方案達成團隊共識?還是建立一個流程的規范?

　　5-會議議題

　　為了使每一個會議過程更為聚焦，需要把大的會議主題拆分為多個議題，會議議題的作用在于引導參會者對會議主題層層深入，以更好的提升會議的效率。

　　會議議題根據會議目的不同，會有不同的設置。一般來講，會把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最后。在議題設置過程中，要圍繞會議目的，找出具有較高關聯度的議題，并且注意議題的先后順序。6-會議議程很多時候，參會者進入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。

　　會議的時間、議題都要有明確的時間節點，尤其是在過程中，各個環節由誰來發言?目標是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進行準備。7-提前準備的資訊參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集，會對此次會議目標達成有很大幫助。

　　6-會議議程

　　很多時候，參會者進入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。

　　會議的時間、議題都要有明確的時間節點，尤其是在過程中，各個環節由誰來發言?目標是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進行準備。

　　7-提前準備的資訊

　　參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集，會對此次會議目標達成有很大幫助。

　　會議通知案例分享

　　五月份銷售總結工作會

　　20xx年5月31日14:00-16：00(建議大家提前10分鐘到達)

　　總部 201 會議室

　　會議目的

　　檢討5月份銷售達成情況，找出當前存在的問題，并制訂出解決方案;

　　預期成果

　　找到影響5月份銷售額達成的三個重要問題;

　　尋求合理解決方案，制訂行動計劃;

　　會議議程

　　14：00 會議開始 (5分鐘)

　　14：05 5月份銷售總結(5分鐘)

　　各片區通報情況(20分鐘)

　　14：30 影響銷售達成的三個問題(20分鐘)

　　意見匯總(10分鐘)

　　確定重要性最高三個問題解決方案(25分鐘)

　　15：25 制訂行動計劃(20分鐘)

　　15：45 確定會議成果

　　15：55 陳總總結發言

　　16：00 會議結束

　　參會人員

　　陳繼偉-會議主持

　　韓小冰-會議記錄

　　陳總-總結發言

　　蘇宏經理-主題發言

　　各片區經理-每人3分鐘發言

　　產品經理-參與小組討論

　　會前準備資料

　　1.各片區銷售數據;

　　2.新產品資料;

　　3.去年同期銷售數據;

　　4.您認為當前最需要解決的問題。

　　好的會議是策劃出來的，認真準備每一個細節，會保障我們的會議圓滿成功。

　　格式

　　會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應用文。通知的寫法有兩種：

　　一種是以布告形式貼出，把事情通知有關人員，如學生、觀眾等，通常不用稱呼;另一種是以書信的形式，發給有關人員，次種通知寫作形式同普通書信，只要寫明通知的具體內容即可。通知要求言簡意賅、措辭得當、時間及時。

　　會議通知標題與正文

　　1、標題。

　　有完全式和省略式兩種。

　　①完全式包括發文機關、事由、文種。

　　②省略式，例如《關于××××××的通知》。

　　通知內容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。

　　2、正文。

　　有的正文比較簡單，只講明為什么發布或批轉這一文件，有哪些原則要求，主要的具體內容應看所附文件。有的正文寫多幾句，借題發揮，補充強調有關要求，或作出指示，布置相應的工作。也就是要遵照執行、貫徹落實的具體內容在附件里，而不是在批轉的通知中。批轉通知只是一個載體。

　　范文

　　各學區、鎮（鄉）中小學，縣局直屬各中小學、單位，局機關各科室：

　　為了做好我縣x年中小學招生各項工作，經研究，決定召開x年xx縣中小學招生工作會議。現將有關事項通知如下：

　　一、時間地點

　　1、時間：x年5月19日（星期五）上午9：00開始，會期半天；

　　2、地點：縣教育局第一會議室（601室）。

　　二、會議內容

　　1、布置高中招生工作；

　　2、布置義務教育階段招生工作。

　　三、參加對象

　　1、局機關各科室和直屬各單位負責人；

　　2、各學區主任、分管副主任、具體經辦人員；

　　3、各高中校長、分管副校長、具體經辦人員；

　　4、各初中、小學校長。

　　四、其他事項

　　請與會人員提前5分鐘入場就座。

xx縣教育局辦公室

　　x年5月16日

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