書寫會議通知的注意事項

　　歡迎來到CN人才網，今天小編給大家介紹的是書寫會議通知的注意事項，希望對大家有幫助。

　　一、會議通知前的注意事項

　　1.要做到底數清、情況明。在通知會議前，工作人員至少要清楚六個要素：即會議的時間、地點、主持人、名稱(議程)、參會人員(含新聞單位)和要求。如果領導安排時沒有聽清或者有疑問，要立即大膽提問、刨根問底，不能胡亂猜測，想當然去做。

　　例：由于領導有地方口音或周圍環境嘈雜等原因，可能會導致聽不清領導安排工作的內容，這時如果工作人員顧慮重重，不好意思多問，就將使工作無從下手，甚至造成嚴重后果，所以聽不清就要厚著臉皮立即問，或者記好后重述一遍給領導聽，以進一步核實。“好記性不如爛筆尖”，領導安排工作時最好用筆記，這樣既可以記全，還相當于作了備忘錄，所以工作人員要養成隨身攜帶筆和筆記本的好習慣。

　　例：今年我在梳理特區“兩會”期間黨委領導活動日程時，發現會務指南上指明人大代表團召集人會議特區黨委副書記要參加，如果按照要求參會的應有三位副書記，但XX是掛職副書記，他是否要參會呢?這個環節存在疑問，我就沒有單純地按照會務指南來草擬活動日程，而是立即與人大辦對接，經核實XX不用參會，及時避免了錯誤的發生。

　　2.要身在兵位、胸為帥謀。服從安排是工作人員的基本職責和紀律，但不能完全被動、機械地工作，要把思考和責任傾入其中，會議通知也是如此。

　　例：在起草會議建議方案時，除了領導安排到的，還要仔細考慮有沒有被遺漏或者不合理的地方，如果有也要大膽請示匯報。比如：每年上半年各級的會議較集中，有時在籌備某個會議時，會突然接到上級在同一時間要召開會議的通知，這樣一來就打亂了我們的工作步驟，甚至讓即將召開的會議不得不臨時取消，既增加了工作量，也浪費了不少時間和精力。為避免這一情況發生，現在我區要召開大中型會議時，我們就事先與市委辦溝通，了解省、市近期是否有大型會議召開，以供領導參考并決定會議時間。

　　例：今年年初，我們剛開始通知特區黨委常委(擴大)會議，就有幾家單位反映他們的主要領導被同時要求參加特區人大的會議，我們及時與人大辦對接，得知人大的會議也要求各單位主要領導參加，人大班子成員和幾位政府副區長都要參會，兩邊的會議嚴重“碰撞”。得知這一情況后，我們及時匯報，最后領導協調人大將會議推遲，保證了常委(擴大)會的正常召開。

　　例：會議時間無特殊情況最好安排在整點，這樣好記，也順應了大家的習慣，并且最好安排在上班至少半小時以后，因為其中有個規律，即：如果會議安排在剛剛上班的時候，即上午8點半或下午2點召開，會場秩序在臨近會議前相對混亂，遲到的參會人員也相對較多，但如果安排在9點或下午2點半情況就相反。所以這樣做有兩個好處，一是有充裕的時間做好會前準備，二是可以給參會人員多一點時間趕路，尤其是在下午，因為中午只有兩個小時的休息時間，同時也要考慮到鄉鎮開會的方便。

　　3.要做好組織通知的工作。在大中型會議中，由于參會人員較多，通常會采取多人分頭通知的方式，這種做法雖然能提高效率，但由于參與的人多也增加了出錯風險。所以，牽頭者必須統籌安排好。

　　首先，要擬出書面會議通知提綱并發給每個同志，以便大家一目了然，統一通知口徑，防止出現疏漏。其次，要劃好每個人負責通知的范圍，避免出現重復通知或者遺漏的情況。最后，同一單位的參會人員要統計出來并一次性通知到位。在會議通知中，黨委辦公室通常將參會對象分為副縣級以上領導、黨群部門、政府部門(企業)、鄉鎮(社區、園區)、新聞單位(其他)五類，并以此為基礎劃分參會范圍。

　　在小型會議中，由于辦會簡單反而可能出現“陰溝里翻船”的事情，所以辦小會也不能掉以輕心。比如，一次會議要通知鄉鎮參會，我和另一個同事口頭約定，按照電話本上的順序，由我通知隴腳以前的鄉鎮，他通知隴腳往后的鄉鎮，結果我們都以為隴腳由對方通知，導致隴腳沒有接到通知并按時參會，這件事我至今記憶猶新，教訓深刻。

　　二、會議通知時的注意事項

　　1.要簡明扼要。通知會議時為了提高效率，同時方便對方記錄，工作人員說話應簡單明了，語速恰當，吐字清晰，重點交待清楚會議的時間、地點、主題、參會人員及要求，其他視情況可以從略。

　　2.要通知到位。如果聯系不上通知對象，要想方設法通知到位，比如可以打該單位其他人的電話，請他代為通知;又比如可以發短信。例：一次會議要通知鄉鎮黨委書記參加，當時這些領導都在開會，手機調為振動而且不方便接聽，如果等會議結束再通知又會延誤工作，所以我把會議通知內容編成短信發給這些領導，并請他們收到后回復，這樣就沒有擔誤會議的籌備。但短信通知有其局限性，一是不能確保人人都收到短信，二是對方收到短信后不一定看，三是只適合在小范圍并且知道具體參會人員姓名的情況下發，四是如果得不到對方的回復，還是要打電話。

　　3.要做好記錄。記錄的內容主要是接話人姓名和打電話時間，重要會議還需記錄參會人員是否參會。記好接話人姓名和時間是為了在參會人員未到會或未按要求到會時追查原因、倒查責任，所以做好記錄是工作需要，從某種意義上來說也是保護自己，因此通知記錄要保存至會議結束后才能銷毀。核實并記錄好領導尤其是副縣級以上領導是否參會也很關鍵，因為布置會場時對于他們擺放的是名字座簽，既不能出現擺了座簽但領導不參會的情況，也不能出現領導來了但沒有對應座位的情況。在這個環節中，還要特別注意一些科級單位的主要領導也是副縣級，比如，牂牁江風景名勝區黨工委書記、牂牁鎮黨委書記王華是副縣級，如果通知牂牁鎮一名主要領導參會，就要核實清楚參會的是書記還是鎮長。這就要求工作人員必須熟悉每個單位主要領導的姓名及其職務，全區副縣級以上領導有哪些。

　　4.要嚴格程序。在辦公室工作要講程序、守規矩，通知會議同樣如此。例：如果對對方提出的問題解答不了或者拿不準，就不能信口開河，要及時核實清楚或請示領導。比如有領導請假，工作人員沒有批假的權利就不能擅自同意，而應請對方填寫會議請假報告單，按程序請示相關領導后才能回復。

　　5.要端正態度。打電話雖然看不到彼此的表情，但通過聲音也可感知對方的素質以及單位的風氣，所以工作人員通知會議時要端正態度。首先要有禮貌，其次要耐心等待接話人記錄，最后說話要柔中帶剛。比如：全委會是黨委的重要會議，必須有三分之二以上的委員到會方能舉行，為保證會議正常如期舉行，我們在通知會議時會要求“無特殊情況不得請假”，目的就是突出會議的重要性，盡量減少請假人數。

　　三、會議通知后的注意事項

　　1.要做好檢查和統計。有時因為電話占線、無人接聽、信號不好等原因，導致我們當時沒有通知到某個單位(領導)，過后又忘記通知這個單位(領導)，尤其是在通知對象多、時間緊、工作忙的情況下，工作人員忘記通知的概率就會大大提高。要避免此類錯誤需走好兩步，第一是通知時作好標記，比如通知過的打“√”，沒有通知到的打“×”;第二步是通知后回頭檢查，看是否有被遺漏的通知對象，千萬不能盲目認為自己肯定已經通知完了就忽略過去，如果有遺漏這可能是彌補失誤的關鍵一招。

　　例：XX領導主持的一次會議只有10來家單位參加，但會議開始10多分鐘后仍有兩家單位未到，其中一家是在會議快要結束后才來，這個會議是有重要工作安排，而且規模小，但是會議效果很不好，造成了不良影響。后來調查原因，一家單位是被通知會議的同志通知漏了，一家是該單位的同志接到電話后忘記處理了。所以無論我們是打電話通知會議還是接到會議通知，都要注意避免這兩種情況的發生。

　　另外，會議通知完后還要及時將通知情況進行統計匯總，重點要統計好副縣級以上領導參會情況、涉及相關議題的單位參會情況、請假人員等。如果是分頭通知，工作人員還要及時將通知情況和記錄反饋給牽頭人。

　　2.大會中套有多個會議的通知注意事項。例，我區第十次黨代會第四次會議整體是一個大會，但大會中還有各代表團召集人會議、常委會、預備會、全體會議等多個會議。雖然會議日程上注明了每個會議的時間、地點、參會人員，但在具體辦會時，某些會議和重要的參會領導還要再通知一遍，這樣做一是提醒領導參會，防止領導忘記或者搞錯;二是核實領導是否參會，以便接下來布置會場。這個細節雖然繁瑣，但對于會議的順利、高效、圓滿召開具有很大的作用和意義，能充分體現辦公室的辦會質量和服務水平。比如：主席臺是參會者注目的地方，是會場的中心，主席臺上是否座無缺席，到會的領導是否都安排了座位，直接關系到整個會議的形象、氛圍和效果。所以，在我區第十次黨代會第四次會議中，預備會、第一次全體會議和第二次全體會議臨近之前，工作人員都會對主席臺上就座的人員進行再次通知和核實，然后根據反饋情況布置主席臺。在會議中，還常常會遇到某些領導本來不參會但臨時又參會，或者本來要參會但臨時又不參會的情況，這時信息的及時高效溝通非常重要。

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