公司年會(huì)籌備方案注意事項(xiàng)
年會(huì)主要目的是客戶(hù)答謝，激揚(yáng)士氣，營(yíng)造組織氣氛、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，下面是小編整理的公司年會(huì)籌備方案注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有幫助！
確定會(huì)議時(shí)間要考慮公司的經(jīng)營(yíng)周期，選在淡季的時(shí)候，大家相對(duì)不太忙，爭(zhēng)取能夠全員參與會(huì)議。公司年會(huì)之所以通常定在春節(jié)，也與春節(jié)相對(duì)是一個(gè)結(jié)算周期有關(guān)。在確定了會(huì)議時(shí)間之后要提前通知各部門(mén)做相應(yīng)的準(zhǔn)備，一個(gè)成功的年會(huì)活動(dòng)不是老板的事情，也不是某個(gè)部門(mén)的事情，而一定是各部門(mén)配合才能做好的。 在年會(huì)的同時(shí)，要進(jìn)行公司年度工作總結(jié)，到時(shí)公司管理層、各部門(mén)都要寫(xiě)出工作總結(jié)來(lái)匯報(bào)給全體員工，并為推動(dòng)明年的工作計(jì)劃做好動(dòng)員。 年會(huì)也需要與優(yōu)秀員工的評(píng)選、年終獎(jiǎng)的發(fā)放等事項(xiàng)同步進(jìn)行，事先選拔出來(lái)的.優(yōu)秀員工要在年會(huì)上公布，通常還要請(qǐng)優(yōu)秀員工代表講話，展示自己并激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，等等，這些都需要進(jìn)行事先的準(zhǔn)備。
年會(huì)有時(shí)還需要有一些表演、抽獎(jiǎng)、比賽項(xiàng)目，一方面展示員工的才藝，另一方面，也是打破平時(shí)的部門(mén)界限、層級(jí)界限，相互了解、溝通、融合、共慶共樂(lè)的意思。這些活動(dòng)也需要事先準(zhǔn)備。 為了各相關(guān)部門(mén)在年會(huì)前，對(duì)自己要做的事情有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-8周的時(shí)間提前讓參與活動(dòng)的人了解活動(dòng)的安排。因此，會(huì)議時(shí)間的確定是一個(gè)非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。
會(huì)議議程是會(huì)議要討論的項(xiàng)目列表，會(huì)議的目的就是在對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行溝通，因此議程是整個(gè)會(huì)議方案的靈魂，是會(huì)議是否能夠成功的關(guān)鍵，因此，議程是整個(gè)會(huì)議籌備前需要最早確定的事情之一。 年會(huì)通常的內(nèi)容包括：工作總結(jié);經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)與工作計(jì)劃的討論;優(yōu)秀員工發(fā)獎(jiǎng);年終獎(jiǎng)、紅包的發(fā)放或宣布;員工才藝表演、團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽;抽獎(jiǎng);聚餐;戶(hù)外活動(dòng)，包括打球、滑雪、旅游等各類(lèi)項(xiàng)目。 在制訂議程的時(shí)候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來(lái)考慮選擇哪些項(xiàng)目是一定需要的，哪些項(xiàng)目是備選的，哪些項(xiàng)目是全體人員參與，哪些項(xiàng)目是部分人員參與。
公司年會(huì)議程(范文)
公司將于2月5日舉行年度會(huì)議，會(huì)議主要議程如下：
1、上一年度年會(huì)回顧
2、上一年度公司目標(biāo)達(dá)成情況總結(jié)
3、下一年度經(jīng)濟(jì)與行業(yè)形勢(shì)分析
4、下一年度公司主要工作目標(biāo)
5、各部門(mén)工作總結(jié)
6、人事任命
7、優(yōu)秀員工表彰
8、年終獎(jiǎng)發(fā)放
9、各部門(mén)節(jié)目比賽
10、其他活動(dòng) 總經(jīng)辦 XX年X月X日 傳發(fā) 各主管副總、各部門(mén)經(jīng)理 組織、籌備好一個(gè)會(huì)議所需要的其他方面的工作
會(huì)議預(yù)算包括以下6項(xiàng)內(nèi)容：
1、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
①出發(fā)地至?xí)⻊?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
②會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、港口交通費(fèi)用。
2、場(chǎng)地費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
①會(huì)議場(chǎng)地租金：通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
②會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類(lèi)功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢(xún)，以便獲得最適宜的性?xún)r(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
年會(huì)通常有三類(lèi)相關(guān)人員：①領(lǐng)導(dǎo)小組、②籌備與接待人員和③參加人員。
①領(lǐng)導(dǎo)小組
領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會(huì)議時(shí)間、議程、邀請(qǐng)人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會(huì)議定下基調(diào);
②籌備與接待人員
籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會(huì)議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會(huì)議過(guò)程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會(huì)議成敗重要責(zé)任的人員，一個(gè)會(huì)議通常是千頭萬(wàn)緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會(huì)很重要。 籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工：
①要設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人;
②要有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)日程安排及與各部門(mén)協(xié)調(diào);
③要有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系場(chǎng)地、布置會(huì)場(chǎng);
④有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來(lái)參會(huì)人員的住宿、旅行安排;
⑤要有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)比賽與其他活動(dòng);
⑥要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的接待事宜，等等。
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