公文管理制度

　　在當下社會，很多場合都離不了制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編收集整理的公文管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　公文管理制度1

　　1.總則

　　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　2.文件管理內容主要包括：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的簽收

　　3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　3.1.2對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　3.2公文的編號保管

　　3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

　　3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3.3公文的閱批與分轉

　　3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　3.3.3為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　3.4文件的傳閱與催辦

　　3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　3.4.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　3.4.4文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

　　3.4.5辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4.發文的管理

　　4.1發文的規定

　　4.1.1全公司上報下發正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　4.1.2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。

　　4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。

　　4.2發文的范圍

　　4.2.1凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　4.2.2公司下發文件主要用于：

　　①公布公司規章制度;

　　②轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;

　　③公布公司體制機構變動或干部任免事項;

　　④公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　⑤發布有關獎懲決定和通報;

　　⑥其他有關公司的重大事項。

　　4.2.3公司上行文、外發文主要用于：

　　①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　②同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

　　4.2.5凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　4.2.6各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的`名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

　　5.文件的立卷與歸檔

　　5.1文件的歸檔范圍

　　5.1.1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　　①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

　　②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

　　③經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;

　　④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　　⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

　　⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;

　　⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　　⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

　　⑨公司日志和大事記;

　　⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　　5.1.2業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　5.2.2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6.文件的銷毀

　　6.1對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　6.2經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

　　公文管理制度2

　　第一條發文

　　1、公司各部門擬發稿（文）件，均須填制文件簽發單，報總經理簽發。

　　2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制，及時準確按要求發送至相關單位、部門，并認真作好文件簽收工作。

　　3、外送文件，經辦人須用公司標準信封封存，并送（郵）至相關單位或上級部門，力求準確、無誤。

　　第二條打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。

　　2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負責。

　　3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門（人員）負責。

　　4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。

　　第三條收文

　　1、凡外來文件或參會人員帶回的.會議文件，任何部門或個人收到后均應及時交至人事行政部，不得無故截留文件。

　　2、人事行政部收文后應及時作好收文登記工作，并根據文件精神或要求，認真填寫公文處理傳閱單，經人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關部門負責人處予以辦理。

　　第四條傳閱

　　1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關部門負責人處。

　　2、人事行政部在規定時間內應及時收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發生。

　　3、文件閱示人須認真閱文，并根據文件精神及公司要求布置好本部門或相關人員執行文件所要求事項，并在文件傳閱單上簽閱意見。

　　4、人事行政部根據領導批閱意見及文件精神，對執行未果的部門應督辦，直至將公司領導意見及指示落到實處，并將執行情況報公司領導。

　　公文管理制度3

　　一、公司行文是企業請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批復處理問題、指導工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到規范、準確、及時，并實行統一管理。

　　三、公司行文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、分發、登記、歸檔、銷毀。

　　四、行文與打印管理

　　1、公司行文由業務承辦人起草，在發文稿申請表中須有文件標題、發送范圍、印制份數、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級；部門負責人審定，總經理簽字同意后打印發文。

　　2、經總經理批準簽發的.文稿交行政部統一編號打印，由起草人校對(對文稿內容、質量負責)修正后，及時送交給有關部門和人員，或由行政部發出。

　　3、打印人員不得截留文件，或將打印、復印、傳真等行文中的有關商業秘密或企業管理規定中須保密的事項透露給他人。

　　五、發文管理

　　1、公司發文由行政部統一編號、存檔。有領導批示的，還應附批示件。

　　2、部門和個人收文應在行政部發文登記冊中簽名。

　　3、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅頭文件印發，其他文件通常用普通紙印發。

　　4、公司內部文件，各部門應妥善保管，年終由行政部統一收回處理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　2、公司收文由行政部統一負責：收到發來文件后，應先做好歸類、登記，根據文件的內容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、急件或涉及商業機密的傳真應由專人處理。

　　七、所有文件收取發放，必須有登記、簽收手續。

　　公文管理制度4

　　一、總則：

　　1、為加強公文流轉管理，運用現代計算機技術，使公文處理進一步規范化、制度化、科學化、程序化，提高公文處理質量和工作效率，結合我校實際情況，特制定本辦法。

　　2、公文處理應當堅持實事求是、精確、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　3、根據我校實際，適用公文流轉管理的公文主要種類有：上級來文、教育局網上文件、學校有關文件材料的上輸等

　　4、對上述公文的流轉、記載、歸檔、銷毀等工作由辦公室專人實行文件收轉登記薄登記管理或計算機專人管理。

　　5、公文的`原件應當保存完好，重要的公文原件應當通過現代技術手段在計算機中予以備份。

　　二、收文管理：

　　1、收文及其處理工作應當做到從辦公室口子進，從辦公室口子出。

　　2、外部公文由辦公室接收，及時做出內部流轉處理意見，并在文件收轉登記簿上予以登記。

　　3、本校其他部門接收的公文，應當先送交辦公室予以書面登記后，再予辦理。

　　4、外部公文初始目錄文件收轉登記薄登記內容包括：

　　1）收文登記系統自編號；

　　2）收文時間（年／月／日）；

　　3）來文單位；

　　4）來文自編號、批件登記號；

　　5）公文標題；

　　5、公文處理完畢，具體承辦部門應當將處理意見、處理過程及處理結果交由辦公室予以登記。

　　6、公文處理過程及處理結果登記內容包括但不限于：

　　1）辦公室擬辦意見；

　　2）其他處室處理意見；

　　3）校領導批復、處理意見；

　　4）最后處理結果。

　　7、公文處理完畢，應當整理歸檔，歸檔去處及編號應當在文件登記薄中登記。

　　8、重要的公文原件應當予以掃描歸入計算機中予以數據化保存，并與相應的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。

　　三、發文管理

　　1、凡由本校各部門起草，須加蓋本校公章的公文應當由辦公室實行嚴格的計算機登記管理。

　　2、發文計算機登記內容包括：發文登記系統自編號、擬稿部門、擬稿人、簽發人、發文單位、發文字號、發文時間、發文標題、發文類別、抄送抄報單位、發文份數、發文主題詞、其他。

　　3、重要的發文原件審批稿應當予以掃描歸入計算機中予以數據化保存，并與相應的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。

　　四、文件銷毀

　　1、不具備歸檔和存查價值的公文經負責人批準，可以銷毀。公文的銷毀，需進行登記并由專人監銷，確保不錯銷、不漏銷。

　　2、銷毀的公文目錄應當予以保存，以備查詢。

　　五、附則

　　本管理辦法由校長室負責解釋。