催款函寫作技巧

　　對于支付貨款不干脆的客戶，必須催收款項，那么，今天，CN人才公文網小編給大家介紹的是催款函寫作技巧，供大家閱讀參考。

　　一、催款函的結構

　　催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。

　　(1)標題和編號

　　如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要注明編號，以便于查詢和聯系，并且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的不編號

　　(2)催款和欠款單位的名稱和賬號

　　催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的`姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。

　　(3)催收內容

　　這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。

　　(4)處理意見

　　催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以說明：

　　①要求欠款戶說明拖欠的原因。

　　②重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。

　　③再次逾期不歸還欠款將采取的罰金或其他措施。

　　(5)落款

　　寫明催款單位的全稱，并加蓋公章，然后注明發文日期。

　　催款函的作用

　　①查詢：催款函可以及時了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協調雙方的關系。

　　②催收：債權方為了加速資金流動以及合理周轉，擴大再生產，會對債務有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，盡可能避免或減少經濟損失。

　　③憑證：如果由于拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。

　　催款函的形式

　　①便函式：以信函的形式寫作。

　　②表格式：人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。

　　二、催款的訣竅和技巧

　　(一)了解客戶的結算周期擠進頭班車

　　如果企業沒有抓住客戶的進貨規律和各種周期，企業的業務人員每次去收款自然就會十分被動。

　　企業發給客戶的商品其計劃的貨款回籠周期已到，企業的業務人員在向客戶提出結款時，往往得到的回答是：“這兩天銀根周轉不靈，能不能過幾天再說。”

　　客戶的倉庫里，本企業的貨物庫存已經不多，該再進貨了。當企業業務人員上門洽談時，得到的答案極有可能是：“進貨可以，但現在我帳戶上的資金不足，要到下月初才能支付上一筆貨款，請幫一個忙”。

　　企業的業務員每次去客戶處收款，總是“不巧”，客戶經銷商帳上的錢剛好給別的公司拿走了。

　　解決策略：

　　1、盡可能地全面了解經銷客戶的經營狀況：包括進貨周期、結帳周期。關鍵是，你要每次比其他企業能領先一步拿到應收的帳款。因為大多數客戶的資金周轉都不會十分寬松，你能擠進頭班車，其他企業的業務人員只能等下一班車了。

　　2、以誠待人，純粹的討債者是不可能與商人合作成功的。

　　有時候，為了達到既完成銷量又貨款回籠這兩個指標，企業的個別業務人員通過耍小聰明，以騙得客戶的信任，而輕易收到了某一筆貨款。但實際上，客戶在外的應收款沒有及時收回來，那么，等客戶覺醒過來，業務人員以后的收款工作難免就不會順利。

　　曾經有個企業的業務人員每次去收款都不順利，后來在一次與客戶一起喝酒的時候，客戶無意中提及：如果有事要找到該業務人員，只要打電話叫他來收款，保險他準時趕到。

　　不要為了討債而去收款，而是協助客戶一起去經營好其貨款，這才是降低企業應收款的根本所在。

　　記住：一個純粹的討債人是不可能與商人合作成功的。

　　養成“說到做到”的好習慣，在與客戶平時的交往中，就做出規矩：“我決不食言，你也應說話算數。”雖然開始時，其動機不一定完全是為了貨款，但當你真正涉及到收款時，對客戶就是一種無形的壓力。反之，如果一些企業的業務人員自已已經常食言，那么他也會較勢利地來對待你。

　　在平時就多多關心客戶，不要等到收款時，才想起他們。在他們需要幫助之時，而你又力所能及幫一把，他自然會記住的。

　　在每次帳款周期到來之前，如果能象征性地幫助客戶去回收幾筆他的應收款，有可能此貨款是屬于企業的業務人員曾為其開發的零售點，也可能是客戶自己來不及去催收的款項，不管是哪種情況，你這樣做了，會對你的收款工作帶來積極的作用。

　　適當地與客戶的財務人員搞好關系，經常送他們一些禮品。雖然他們對你的銷量貢獻關系不大，但你如果也能夠像關注客戶的業務經理那樣，同時也能經常想到他們的財務主管，其效果往往在關鍵的時刻就能呈現出來。

　　3、尋找第三者擔保

　　企業可以要求你的客戶在與你發生貨款往來之前，尋找第三者(或上級單位)擔保，最好其擔保書能伴以相應的公證手續。這樣做，至少萬一在未來發生貨款糾紛時，你還能找到一位相應的相關債權人。同時，這對客戶本身來說也是一種約束行為。

　　4、事前催收

　　對于支付貨款不干脆的客戶，如果只是在約定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。

　　事前上門催收時要確認對方所欠金額，并告訴他下次收款日一定準時前來，請他事先準備好這些款項。這樣做，一定比收款日當天來催討要有效得多。

　　如果距離又遠，可事先通過電話催收，確認對方所欠金額，并告知收款日前來的準確時間。或者把催款單郵寄給對方，請他簽字確認后再寄回。

　　5、上門要早

　　到了合同規定的收款日，上門的時間一定要提早，這是收款的一個訣竅。否則客戶有時還會反咬一口，說我等了好久，你沒來，我要去做其他更要緊的事，你就無話好說。

　　6、高頻次，小金額

　　對新客戶或沒有把握的老客戶，無論是代銷或賒銷，交易的金額都不宜過大。寧可自己多跑幾趟路，多結幾次賬，多磨幾次嘴皮，也不能圖方便省事，把大批貨物交給對方代銷或賒銷。須知欠款越多越難收回，這一點非常重要。

　　很多銷售人員都有這樣的經驗：有些新客戶，一開口就要大量進貨，并且不問質量，不問價格，不提任何附加條件，對賣方提出的所有要求都滿口應承，這樣的客戶風險最大。

　　7、不空許諾言

　　不空許諾言，不答應自己權限以外的條件。業務員擅自答應客戶自己權限以外的條件，在受到領導指責后再向客戶表示拒絕，就會產生麻煩。這樣，業務員就失去了客戶的信賴，造成清款困難，客戶甚至會停止與業務員的交易，使業務員進退兩難。所以業務員不要為了博得客戶的歡心而任意答應條件。

　　8、推銷員要注意：

　　·在付款日期、付款期限、付款條件變更的情況下，業務員與客戶未能相互了解，業務員仍按原來的情況收款。

　　·客戶對合同內容提出變更但業務員未給予處理。

　　·有退還品卻不加以完全處理、扣除。

　　9、不要急于銷售，風險責任明確

　　貨、款無歸的風險有時是由推銷人員造成的。有些推銷人員惟恐產品賣不出去(特別是在市場上處于弱勢的產品)，因此在對客戶信用狀況沒有把握的情況下，就采用代銷或賒銷方式，結果給企業造成重大損失。

　　不實行強迫性銷售。一些業務員急于得到業績，就采取導致回收困難的強迫式銷售。這樣會被客戶抓住弱點，在回收貨款時，客戶會說：“我不愿意進貨，是你千拜托萬拜托，不得已才進貨的。如果你急于收錢，反正產品還沒有賣出去，你帶回去好了。”這樣，業務員也不敢堅持收款了。

　　10、嚴密的合同

　　為預防客戶拖欠貨款，在交易當時就要規定清楚交易條件，尤其是對收款日期要作沒有任何彈性的規定。例如，有的代銷合同或收據上寫著“售完后付款”，只要客戶還有一件貨物沒有賣完，他就可以名正言順地不付貨款;還有的合同或收據上寫著“10月以后付款”，這樣的規定今后也容易扯皮。

　　另外，交易條件不能由雙方口頭約定，必須使用書面形式(合同、契約、收據等)，并加蓋客戶單位的合同專用章。有些客戶在合同或收據上僅蓋上經手人的私章，幾個月或半年之后再去結賬時，對方有可能說，這個人早就走了，他簽的合同不能代表我們單位;有的甚至說我們單位根本沒有這個人。如果加蓋的是單位的合同專用章，無論經手人在與不在，對方都無法推脫或抵賴。

　　11、隨時觀察動向：

　　掌握債務債權，掌握其物品情況，了解其有無上下級單位可追討，了解對他們公司有影響力的重點人物，掌握他的習慣付款時間。

　　經營人員異動馬上要求對方書面確認。

　　交易達成之后，要經常觀察客戶的經營狀況，及時察覺其異動。如果客戶出現異常的變化，一般事先會有一些征兆出現。如：

　　·進貨額突然減少;

　　·處理并不滯銷的庫存商品;

　　·拖延付款;

　　·客戶單位的員工辭職者突然增多;

　　·老板插手毫不相干的事業或整天沉溺于聲色之中;

　　·客戶附近的房子上用紅漆寫下了“拆遷”字樣;

　　·因為討債人增多老板避而不見;

　　·下層客戶賒銷過多，貸款回收困難;

　　·內部矛盾加劇，主業轉移;

　　一旦發現倒閉，馬上連夜行動，了解他有無債權可以劃撥，了解他有無上下級單位可以追索。盡可能拿回物品以減少損失。

　　12、了解他的財務狀況

　　如果經過多次催討，對方還是拖拖拉拉不肯還款，一定要表現出相當的纏勁功夫，或者在偵知對方手頭有現金時，或對方賬戶上剛好進一筆款項時，就即刻趕去，逮個正著。

　　13、利用第三者

　　登門催款時，不要看到客戶處有另外的客人就走開，一定要說明來意，專門在旁邊等候，這本身就是一種很有效的催款方式。因為客戶不希望他的客人看到債主登門，這樣做會搞砸他別的生意，或者在親朋好友面前沒有面子。在這種情況下，只要所欠不多，一般會趕快還款，打發你了事。

　　收款人員在旁邊等候的時候，還可聽聽客戶與其客人交談的內容，并觀察對方內部的情況，也可找機會從對方員工口中了解對方現狀到底如何，說不定你會有所收獲。

　　14、直截了當

　　對于付款情況不佳的客戶，一碰面不必跟他寒暄太久，應直截了當地告訴他你來的目的就是專程收款。如果收款人員吞吞吐吐、羞羞答答的，反而會使對方在精神上處于主動地位，在時間上做好如何對付你的思想準備。

　　如果只收到一部分貨款，與約定有出入時，你要馬上提出糾正，而不要等待對方說明。 另外，要注意在收款完畢后再談新的生意。這樣，生意談起來也就比較順利。

　　一般來說，欠款的客戶也知道這是不應該的'，他們一面感到欠債的內疚，一面又找出各種理由要求延期還款。一開始就認為延期還款是理所當然的，這種客戶結清這筆貨款后，最好不要再跟他來往。

　　15、小心他溜掉

　　如果客戶一見面就開始討好你，或請你稍等一下，他馬上去某處取錢還你(對方說去某處取錢，這個錢十有八、九是取不回來的，并且對方還會有“最充分”的理由，滿嘴的“對不住”)，這時，一定要揭穿對方的“把戲”，根據當時的具體情況，采取實質性的措施，迫其還款。

　　16、不給他提出分外要求的機會

　　如果你的運氣好，在一個付款情況不好的客戶處出乎意料地收到很多貨款時，就要及早離開，以免他覺得心疼，并告訴他××產品現在正是進貨的好機會，再過10天就要漲價若干元，請速做決定以免失去機會等等，還要告訴他與自己聯系的時間和方法，再度謝謝他之后，馬上就走。

　　17、中國特色——利用人情關系

　　商場上，業務員之間歷來提倡重合同、講信譽、誠信無欺好商量的人際關系。而信守合同按期付款是雙方長期合作的開始，追債人應先盡力說服對方講人情、重友誼、看發展，在他的付款能力之中優先考慮付你的款!

　　18、借助對方上司的壓力

　　債權人首先要想辦法找到債務人的上級主管，利用其上司的權力給欠款人說理講法，施加壓力，令其服從領導組織的決定。

　　19、以物品抵債

　　有時客戶在市場上因競爭不力，經營不善，導致產品積壓，資金周轉困難，他要求以商品或貨物來抵債，這也是一個辦法。不要因為覺得不值得而拒絕。對于的確無力付款的客戶，往往稍一延遲連物品也沒有了。

　　20、聘請律師或追債能手。

　　律師和追債能手學法懂法，見多識廣、能言善辯，以案說法，會事半功倍，又不會違規犯法。

　　21、利用領導人作當事人去追債。

　　領導親自出馬威力大，他們講策略又有指導能力，如能和經辦人一齊去追討債務，可以引起對方領導的重視，互相催促拿出解決問題的方法，減少下級敷衍拖賴踢皮球。

　　22、利用還款保證追債。勤寫法律文書函件追債，并請客戶簽認回執為證。

　　如債務人公司較有實力又是長期合作者，只是一時資金周轉困難，那么業務員每次去討債要他首先寫下分期還款保證書、欠條或開出定期支票匯票，這樣既保證訴訟時效連續，又給他一次次加上緊箍咒。

　　欠款合同手續齊全，證據又確實，因債務人在外地上門討債花銷費用大又不方便，債權人可每月寫信索債，發出律師函追債。但所發信件均要掛號，保存好郵戳票以備作為打官司時的有效證據。避免討債時作廢。

　　23、調動公司群體力量追債

　　適當地組織群眾代表上門討債，因人多勢眾造成高壓，協迫他就范還債。

　　24、利用跟蹤糾纏討債。

　　利用跟蹤追擊的辦法，軟泡硬磨，打持久戰，跟蹤他的行動，干擾他的工作，促使其無地自容而還賬。

　　25、巧妙運用釣魚法。

　　這是復雜情況下妙不可言的高招。先請吃飯等小誘餌，釣出對方違約根據、賬號、銀行存款、商品等，掌握錢貨后，業務員便可以促使其就范了。

　　26、委托追債公司討債

　　27、責令債權當事人追債

　　有些不正常的業務成為爛賬，系有關人員或因貪小便宜而使公司吃大虧，或因某些經辦人玩忽職守，造成老大難問題，公司領導可以責令經辦人專門追債直到收回貨款。

　　28、讓財務人員“活賬本”追債

　　財務人員應對公司業務往來中的購銷調存資金流向、客戶欠款情況進行全面了解，積極支持并參與追債。

　　29、小心詐票

　　核對品項、單價、數量、總價、地址、兌號，以及票據有無錯字，鋼印等有無涂改;

　　30、不分晝夜，不卑不亢，軟硬兼施;態度堅決，口氣和順;不礙情面，依時結清;分清形勢，壯士斷腕。

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