- 相關推薦
高校財務檔案數(shù)字化實施方案
為了確保事情或工作得以順利進行，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，方案具有可操作性和可行性的特點。方案要怎么制定呢？以下是小編幫大家整理的高校財務檔案數(shù)字化實施方案，希望對大家有所幫助。
目前，人類社會已進入信息社會，計算機的應用已經(jīng)完全融入人們的生活之中，電子記錄隨時隨地產(chǎn)生于生活的方方面面，人類保存的檔案逐漸過渡到以電子檔案為主，電子檔案與紙質檔案具有同等的價值。高校財務檔案是記錄學校在各種經(jīng)濟業(yè)務活動中的會計資料，包括會計記賬憑證、原始報賬單、相關發(fā)票、以及支撐附件材料等，是專業(yè)的會計核算材料。財務檔案同時也是高校在教學、科研、后勤保障、運行管理等工作中形成的原始歷史記錄，對于高校管理工作、預算編制、決策制定、財務審計都是重要的信息資源。高效、科學地利用好財務會計檔案，有利于提高高校的管理水平，規(guī)范各項業(yè)務流程。
一、高校財務檔案管理的現(xiàn)狀與財務檔案數(shù)字化建設的必要性
近年來，隨著高校不斷地發(fā)展，各類經(jīng)費增加，經(jīng)濟業(yè)務活動增多，使得財務會計檔案數(shù)量也迅速增加，需要大量的空間來存放會計檔案，加之為了監(jiān)控高校規(guī)范使用經(jīng)費，各種審計工作也越來越頻繁，對檔案查詢和利用的頻率不斷上升，同時也對財務檔案的保管和人員的配置提出了更高的要求。財務紙質檔案按照憑證號的時間順序整理成本，加裝封皮，依次排列于財務庫房的檔案架上。傳統(tǒng)紙質檔案的管理和利用存在諸多問題：紙質檔案查詢不便，需要到財務庫房按照憑證號翻找，耗時耗力；紙質檔案隨著時間推移，有些字跡可能會逐漸變得模糊不清，使查詢工作變得更加困難；紙質檔案對保存條件要求高，需要做好八防工作，增加了檔案管理工作的成本和難度。綜上所訴，傳統(tǒng)的財務紙質檔案保管方式已明顯不能滿足現(xiàn)代財會檔案管理的需求。根據(jù)最新修訂的《會計檔案管理辦法》，未來會計檔案將逐步向電子檔案發(fā)展，這有利于財務檔案的信息化管理，實現(xiàn)歸檔、存檔、查檔的數(shù)字化轉變。現(xiàn)階段已經(jīng)有部分高校開始掃描記錄財務檔案，建立電子財務檔案庫。
二、高校財務電子檔案的收集與數(shù)字化平臺的建設
隨著電子發(fā)票的逐漸普及，以及智能財務系統(tǒng)的應用，高校財務檔案迎來了新的變革。通過使用電子發(fā)票，報銷人不再需要從對方公司取得紙質發(fā)票，只需在財務報銷系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票，填寫相關的報賬單信息，即可到財務處報賬，其具體流程為報賬人上傳賬單、發(fā)票等材料的電子照片，系統(tǒng)結合圖像文字識別等技術進行報賬材料的初審，財務審核人員根據(jù)報賬規(guī)則，給出審核結果，并由系統(tǒng)形成一套完整的會計電子檔案。此外，智能財務系統(tǒng)與各大平臺通過對接建立辦公平臺提供在線服務，如與京東對接購買辦公用品，與攜程對接購買機票、火車票、預定酒店等，與滴滴對接提供市內(nèi)交通打車服務，后續(xù)財務報銷也直接通過對接平臺傳遞電子發(fā)票，生成智能財務憑證，全程線上處理，實現(xiàn)無紙化報銷，最終形成會計電子檔案。智能財務系統(tǒng)建立起了一個能及時收集各種有效的財務信息資源的管理系統(tǒng)，生成了大量的財務信息電子檔案。高校財務系統(tǒng)信息化改革也帶動了財務檔案數(shù)字化平臺建設。智能財務系統(tǒng)收集的電子財務檔案通過建立接口的方式，共享到檔案管理系統(tǒng)中。設定數(shù)據(jù)結構框架，將重要的字段，如憑證號、金額、摘要、所屬校區(qū)、日期等信息，以及財務系統(tǒng)內(nèi)記錄的電子發(fā)票圖片和其他財務憑證資料電子照片傳送到檔案管理系統(tǒng)，形成電子財務檔案的記錄信息，儲存在檔案管理系統(tǒng)的服務器中，其內(nèi)容分類、編目等都應符合會計資料歸檔與管理規(guī)范。財務檔案數(shù)字化平臺為檔案工作者提供操作管理后臺，為查閱檔案的經(jīng)辦人提供查詢界面，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)查詢條件從服務器上的數(shù)據(jù)庫中獲取，并定時生成日志供系統(tǒng)技術人員查看。智能財務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互融合，梳理優(yōu)化業(yè)務流程，共建高校財務電子檔案數(shù)字化平臺。
三、高校財務電子檔案數(shù)字化平臺開發(fā)利用實施方案
1、配備軟硬件設施。為建設電子財務檔案數(shù)字化平臺，需要先配備相應的軟硬件設施。首先，海量的財務電子憑證需要大容量的存儲器和服務器進行存儲，以及穩(wěn)定的操作系統(tǒng)進行管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定地運行。其次，根據(jù)本校的實際需求，設計開發(fā)財務電子檔案管理系統(tǒng)，使其具有收集、分類、立卷、檢索、管理和銷毀電子財務檔案的功能，并增設系統(tǒng)后臺管理、人員權限管理、角色管理、校區(qū)分類管理、系統(tǒng)參數(shù)維護、日志信息維護等模塊，方便系統(tǒng)管理員對平臺進行全面的控制與管理。給檔案管理人員配備相應的計算機、高拍儀、掃描儀、打印機等辦公設備，方便工作人員掃描財務檔案資料。配置公用的計算機和打印機，供辦事人員查詢使用。開發(fā)一體式查詢機，嵌入財務檔案查詢系統(tǒng)，學校教職工掃描校園卡即可登錄使用。
2、建立一系列的管理制度。高校財務電子檔案數(shù)字化平臺的實施和運行離不開一套完整的規(guī)章管理制度。按照國家《會計檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件要求，結合本校的實際工作業(yè)務流程，建立和完善一系列的管理制度，明確財務電子檔案歸檔、移交、保管、銷毀、保密以及檔案管理人員的職責，規(guī)范收集、保管、利用電子財務檔案的具體流程，從而推動高校財務電子檔案標準化、科學化地管理。涉及需要保密的財務檔案，對此類檔案的保管和利用要遵守國家或有關部門的保密規(guī)定，無論是紙質檔案還是電子檔案都要有穩(wěn)妥的保密措施。依靠制度規(guī)范對財務電子數(shù)據(jù)的管理，降低人為因素對電子檔案管理的不利影響。
3、提高財務電子檔案管理人員的計算機水平。電子財務檔案數(shù)字化平臺的應用離不開信息系統(tǒng)，而信息系統(tǒng)的實施就需要既懂檔案管理專業(yè)知識又懂計算機技術的復合型人才。財會檔案管理人員的業(yè)務水平直接關系到財會信息的質量，因此財會檔案管理人員應該熟練掌握計算機及信息網(wǎng)絡相關知識，才能提供優(yōu)質、高效的檔案查閱服務。但就國內(nèi)現(xiàn)狀來看，許多高校都存在對檔案管理工作不夠重視的情況，認為檔案管理工作就是簡單的歸檔、保管和借閱，配置相應崗位的人員所具備的計算機知識比較有限。在信息化建設的背景下，高校領導應該轉變觀念，調(diào)整財會檔案管理崗位的人員，或者對該崗位人員進行電子檔案相關技術的培訓。通過人員專業(yè)素質和計算機水平的提升不斷優(yōu)化檔案管理隊伍，從而適應檔案信息化管理的要求。
4、完善平臺數(shù)據(jù)庫的財務檔案電子數(shù)據(jù)。隨著智能財務系統(tǒng)的應用，檔案館可以直接通過接口接收來自財務系統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)，按照設定好的程序將財務電子檔案存儲于財務檔案數(shù)字化平臺的數(shù)據(jù)庫中。對于已經(jīng)存放于檔案館的紙質財務檔案，需要有組織、有計劃地展開掃描錄機工作，將歷史形成的紙質財務憑證資料，通過高拍儀拍照的方式，將電子照片上傳至財務檔案數(shù)字化平臺的后臺管理端，平臺再通過人工智能圖像文字識別技術，自動從憑證照片中獲取憑證號信息，作為該筆憑證的唯一識別碼，獲取的其他字段信息也作為重要的參數(shù)信息一并記錄到數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)相應的政策文件，制定財務電子檔案數(shù)據(jù)標準，將此數(shù)據(jù)標準通過算法的形式寫入到財務電子檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)即可自動檢測上傳的財務電子檔案是否符合數(shù)據(jù)標準規(guī)范，若不符合該數(shù)據(jù)標準，系統(tǒng)通過報錯的形式，提示檔案管理員對相應財務檔案進行審查處理，從而確保財務檔案數(shù)字化系統(tǒng)中的財務檔案電子憑證規(guī)范化、標準化。完成紙質財務檔案的采集工作，規(guī)范從財務處收集電子財務檔案的流程，即可完善財務檔案數(shù)字化平臺的數(shù)據(jù)信息。
5、采取多重措施保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全是信息管理平臺最重要的一個環(huán)節(jié)，定時地對服務器中的財務檔案數(shù)據(jù)進行雙重備份顯得尤為重要。做好網(wǎng)絡安全防護措施，安裝殺毒軟件和防火墻，有效防止外部非法訪問。完善身份認證技術，要求檔案管理人員定期修改登陸賬號密碼，系統(tǒng)自動檢測密碼的復雜度，達到要求的密碼才可以設置成功。對需要保密的財務數(shù)據(jù)通過算法進行加密處理，獲得授權批準才可訪問涉密數(shù)據(jù)。定期進行系統(tǒng)安全檢測，及時升級操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，修補漏洞，防止被黑客攻擊、篡改和盜用數(shù)據(jù)。檔案管理人員對電子檔案的操作權限也應采取分級管理：系統(tǒng)管理員擁有所有權限；財務檔案專職管理人員應有接收財務電子檔案數(shù)據(jù)、分類財務電子檔案數(shù)據(jù)，利用財務電子檔案數(shù)據(jù)的權限；一般人員只擁有查詢權限。并且通過有效的系統(tǒng)控制，禁止一切企圖篡改電子檔案數(shù)據(jù)的操作。財務憑證是一所學校的經(jīng)濟業(yè)務活動的重要記載資料，涉及一些敏感的數(shù)據(jù)，因此財務檔案數(shù)字化平臺的使用范圍應設置在校園局域網(wǎng)內(nèi)，需要保密的財務電子檔案數(shù)據(jù)應該進行離線存儲，與外網(wǎng)物理隔離，通過網(wǎng)絡控制的方式，限制訪問范圍，從而確保財務電子檔案的安全使用。
6、提供多種查詢方式供師生選擇。為方便經(jīng)辦人員查詢財務電子檔案，財務電子檔案數(shù)字化平臺提供多種查詢方式供經(jīng)辦人選擇：在檔案館設置財務檔案查閱室，配備計算機或者一體機供到現(xiàn)場辦理業(yè)務的師生使用；在財務處的報賬大廳，也可以設置一體查詢機，報賬人員因為課題結題或其他相關的財務手續(xù)需要查詢財務檔案的，在現(xiàn)場即可直接查詢財務憑證，減少跑路次數(shù)；電子財務檔案查詢系統(tǒng)開通網(wǎng)頁版的查詢界面，讓師生足不出戶就可以通過在線查詢的方式辦理業(yè)務；電子財務檔案管理系統(tǒng)開放接口或鏈接給財務管理系統(tǒng)，辦事人員登陸財務處的系統(tǒng)，也有相應的功能模塊可以查詢電子財務檔案。無論選擇哪種查詢方式，經(jīng)辦人員通過財務電子檔案數(shù)字化平臺查詢財務數(shù)據(jù)應首先取得相應的授權，經(jīng)辦人在系統(tǒng)里發(fā)起查詢檔案的申請，等待財務處稽查科的審核，審核通過后，檔案管理人員再把相應憑證的查看權限開放給經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員即可在系統(tǒng)里查看到該筆財務電子檔案。
四、高校財務檔案數(shù)字化平臺的實施對財務管理、檔案管理的影響
1、提高財務部門、檔案部門的工作效率以及經(jīng)濟效益。通過實施有效的財務檔案數(shù)字化建設方案，提高了財務檔案查詢的效率，也提升了財務會計人員和檔案管理人員的工作質效。以前部門間的檔案傳遞是通過財務檔案專管員往返于財務處和檔案館手工傳遞財務檔案，取回來的財務檔案還有大量的裝訂、分類、標記、上架工作，整個過程經(jīng)手人多，容易造成財務檔案的遺失，效率低下。財務檔案數(shù)字化管理平臺上線后，可以大大提高財務檔案收集工作的效率與質量。無紙化辦公方式減少了紙張的浪費，也提高了對原始檔案的保護，轉化成電子文件的紙質財務檔案，具有保存時間更長、管理更方便安全的特點。而且也避免了因財務檔案數(shù)量迅猛增加造成的檔案庫房空間不夠和人手不足的問題，有效地控制了用人成本，取得更好的經(jīng)濟效益。
2、促使財務部門、檔案部門用人體系改革，由基礎業(yè)務型向管理型用人轉變。一旦加速信息化建設，引入智能管理系統(tǒng)，人才結構不可避免需要轉變。現(xiàn)階段的財務人員大多從事基礎核算工作，智能財務系統(tǒng)將財務人員從繁瑣的記賬、算賬、結賬、以及整理財務檔案的工作中解放出來，從而有更多的精力投入到財務管理的工作中。同樣的，財務檔案管理工作人員也是長期從事庫房管理、檔案翻閱的工作，通過建立財務電子檔案數(shù)字化平臺，檔案管理工作者可以由單一機械的手工作業(yè)轉變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)后臺管理工作。這樣的轉變，對于財務部門、檔案部門的工作人員是新的契機，可以利用全新的工作平臺提高自身的業(yè)務能力水平。財務檔案管理人員可以通過加強計算機知識學習、積極實踐，轉型成為管理型、綜合性人才。
3、提升財務部門、檔案部門服務質量，提高師生滿意度。師生查詢紙質財務檔案，需要先在財務處取得授權后，再到檔案館的財務庫房進行查閱。存在多校區(qū)的高校，查詢起來更是費時費力。因為整個過程流程繁瑣，經(jīng)辦人員通常需要花費大量的時間辦理業(yè)務。隨著數(shù)字化財務檔案查詢平臺的實施，智能財務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接，建立一套完整的財務檔案管理查詢系統(tǒng)，提供多重接口供師生查詢財務檔案。經(jīng)辦人員可以根據(jù)自己的實際情況選擇查詢方式，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿，從而提高師生對財務檔案管理工作的滿意度。借助財務檔案數(shù)字化平臺，財務處和檔案館還可以高效率地配合學校完成審計、檢查等專項工作，根據(jù)處理程序快速提供備查的電子財務憑證檔案。
4、助力高校信息化改革，為實現(xiàn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化添磚加瓦。高校信息化建設水平已經(jīng)成為一所學校綜合實力的重要標準，通過先進的計算機技術，結合自身發(fā)展的需要，構建智能信息化校園。制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，打破數(shù)據(jù)孤島，將各個業(yè)務部門的數(shù)據(jù)關聯(lián)起來，集成到信息中心的大數(shù)據(jù)池中。財務處和檔案館也是信息智能校園建設不可缺少的一份子，是信息數(shù)據(jù)的提供者和使用者。高校財務檔案數(shù)字化平臺的使用既提高了財務檔案管理的信息化水平，又體現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)檔案在財務管理中的應用價值。有效地開發(fā)利用這些財務電子檔案數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮財務檔案在內(nèi)部控制、預算決算、數(shù)據(jù)分析中的作用，將零星分散的財務數(shù)據(jù)實時按需匯總，為高校管理者提供準確的財務信息，為學校的重大決策提供依據(jù)，助力高校的信息化建設取得實質性的成效。
【高校財務檔案數(shù)字化實施方案】相關文章：
檔案數(shù)字化論文11-23
檔案數(shù)字化預算方案08-10
檔案數(shù)字化工作總結08-08
檔案數(shù)字化論文15篇11-23
檔案數(shù)字化論文(15篇)11-23
檔案數(shù)字化工作總結05-19
檔案數(shù)字化論文(集合15篇)11-23
檔案數(shù)字化工作總結范文07-04