大型活動接待方案

　　為了確保工作或事情有序地進行，就需要我們事先制定方案，方案是在案前得出的方法計劃。那么優秀的方案是什么樣的呢？以下是小編精心整理的大型活動接待方案，歡迎大家分享。

大型活動接待方案1

　　一、活動目的：

　　為了加強公司員工的凝聚力，豐富公司文化生活，表達公司對員工節日的`關懷與問候，同時對20xx年工作進行總結、表彰先進。

　　二、活動主題：

　　20xx年工作總結和20xx年公司規劃，表彰先進

　　三、活動時間：

　　20xx年1月31日

　　7：30—9：00

　　四、活動地點：

　　公司餐廳

　　五、與會人員：

　　公司全體員工

　　六、活動主持人：

　　張軍偉

　　七、活動方案：

　　（一）會場布置：

　　負責人：行政后勤科：

　　橫幅標題：江蘇CH有限公司20xx年度工作總結暨表彰大會

　　具體準備：桌牌、照相機獎狀證書、筆記本電腦、音響、麥克風、茶水、水果；

　　（二）總結和表彰大會

　　1、主持人宣布：宣讀會場紀律

　　2、主持人宣布：由公司總經理致新年賀詞；

　　3、主持人宣布：請生產副總為我們作20xx年工作總結，大家熱烈歡迎

　　4、主持人宣布：請總經辦主任宣讀20xx年度規劃

　　5、主持人宣布：請總經辦主任宣讀員工表彰決定：

　　（1）對先進部門進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由部門負責人發表獲獎感言（大約15分鐘）

　　（2）對先進個人進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎者發表獲獎感言（大約30分鐘）

　　（3）對特殊貢獻者進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎人發表獲獎感言（大約15分鐘）

　　6、總經理對大會進行會議總結；

　　7、主持人宣布：會議結束。

大型活動接待方案2

　　一、會議主題：

　　重慶肉協

　　肉牛產業研討會

　　長博集團

　　二、會議時間：

　　20xx年x月x日—20xx年x月x日

　　三、會議地點：

　　邀請函為準

　　四、環境布置

　　（一）會場涉及區域

　　政府，茶海之心景區，長博生態產業園

　　五、會議內容

　　第一板塊會議安排

　　（一）會議時間：20xx年x月x日下午

　　會議地點：現場及長博會議室

　　會議內容：蒞臨鳳岡重慶長博生態產業園參觀并交流

　　（二）會議時間：20xx年x月x日上午8：:30-12:00

　　會議地點：政府會議中心（暫定）

　　會議內容：

　　1)主持人介紹參會來賓，致辭。

　　2)縣政府領導致辭

　　3)介紹重慶長博生態產業園發展規劃

　　4)遵義市相關單位對遵義市肉牛現狀及發展做簡介

　　5)做專項研討

　　（三）會議時間：20xx年x月x日下午14:00-18:00

　　1)會議地點：政府會議中心（暫定）

　　2)會議內容：專項討論

　　3)會議結束：致答謝辭

　　（三）會議場地布置：

　　1)多功能設備：電腦，投影儀設備

　　2)會議用品：會議記錄薄，筆，茶杯

　　（四）會后合影：

　　時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　第二板塊餐飲，住宿安排

　　(一)20xx年x月x日晚宴時間：18:30

　　住宿地點：茶海之心酒店

　　(二)20xx年x月x日午餐時間：12:00-14:00

　　晚餐時間：19:30-20：30

　　住宿地點：茶海之心景區

　　(三)20xx年x月x日早餐時間：8:00

　　午餐時間：12:00

　　1)8：30-12:00參觀茶海之心景區

　　2)做好部分嘉賓回程工作

　　（三）晚宴方式：

　　1)圓桌形式，10人一桌

　　2)菜品：熱菜，涼菜，甜品

　　第三板塊交通接送

　　1駕駛組應全力配合綜合協調組

　　1)駕駛組負責嘉賓接送（及時對嘉賓的行程跟蹤）

　　2)嘉賓回程安排：根據嘉賓具體實際情況安排回程事宜（及時對嘉賓的行程跟蹤）

　　3)備用車輛準備兩輛

　　第四板塊會議接待

　　（一）工作內容

　　1、會議議程策劃：

　　2、編撰、印刷會議邀請函

　　3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

　　4、會議前期報名的接待、物品分發等；

　　6、協助酒店住宿、餐食服務等工作；

　　7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

　　8、提供機(車)票的訂購服務工作；

　　9、提供專業接待人員服務工作；

　　10、根據需要，提供其他公務活動服務工作；

　　（二）、組織機構及職責

　　1、綜合協調組：以行政辦公室為組織核心展開工作

　　（1）負責總體接待方案的制定等文件編制工作；

　　（2）負責到會嘉賓信息收集、整理等對外聯系

　　（3）工作負責對外具體聯系落實與會嘉賓的初步行程、人數、往返時間。

　　（4）負責與本次會議全面對接工作；

　　（5）負責落實政府領導領導的接車輛安排；

　　（6）負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作；

　　2、接待服務組

　　工作職責：駕駛組配合協調組

　　（1）負責嘉賓的接送工作。

　　（2）負責為與會嘉賓提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、等其他會議服務；

　　（3)根據嘉賓的實際情況，具體提供接送、車（機）票安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的`調配、機(車）票的訂購；接待服務人員的組織領導；

　　（4）負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等）

　　3、會議現場保障組

　　工作職責：

　　（1）負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查會議資料是否到位、多媒體播放是否正常、速記安排、會議位置安排

　　（2）當地媒體邀請安排

　　（2）負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

　　第五板塊內部會議總結

　　會議時間：20xx年x月x日下午會議地點：長博生態產業園辦公樓會議室

　　會議內容：對此次肉牛產業研討會做內部工作總結

大型活動接待方案3

　　一、總則

　　1、為規范公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。

　　2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。

　　3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務接待活動的管理。

　　二、管理職能

　　行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。

　　三、商務接待工作原則

　　1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。

　　2、規范高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。

　　3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。四、接待職責分工

　　1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范行為。

　　2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：

　　2.1行政部：

　　提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹；

　　負責來客引入及會議室的環境保持；

　　提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。

　　2.2工程部及相關負責人：負責接待洽談并陪同始終。

　　五、商務接待細則及標準

　　1、商務接待細則

　　1.1對于因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點采購和安排餐飲、住宿等事項。

　　1.2在商務接待過程中，原則上酒水、香煙應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的`費用公司不予報銷。

　　2、商務接待標準

　　公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。

　　2.1普通接待

　　2.2中級接待

　　2.3高級接待

　　六、商務接待流程

　　①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核，分管副總審批后報由總經理簽字確定后，報行政部申請安排接待；

　　②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；

　　③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，并作為接待負責人；

　　④行政部接到《商務接待申請表》后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待預算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認；⑤經申請部門確認后的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；

　　⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；

　　⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。

大型活動接待方案4

　　一、銷售部接待程序:

　　銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:

　　1、及時與會務方負責人進行聯絡

　　（1）清楚了解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

　　（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。

　　2、落實會議場地和房間數量

　　在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

　　3、商談價格

　　當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

　　價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

　　4、簽訂會議協議，收取會議押金

　　當會務方已確認所有會議細節后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金；

　　5、下發會議接待通知單

　　簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門，并保存該次會議的檔案；

　　6、會議接待

　　發出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程；

　　7、會議結賬

　　會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；

　　8、會議送別

　　恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；

　　9、會議結束

　　會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。

　　二、房務部接待程序:

　　房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后，應做到:

　　1、會議接待的前期工作

　　（1）熟悉、了解會議接待通知單的內容；

　　（2）了解結算方式，收費項目、聯系人和費用簽單人；

　　（3）落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床；

　　（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等；

　　（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；

　　（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

　　2、會議排房

　　按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態的`房間。

　　3、會議空房

　　確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。

　　4、會議嘉賓入住

　　（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作；

　　（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態；

　　（3）當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯系。

　　5、會議嘉賓離店

　　（1）禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李；

　　（2）前臺收銀處快速結賬；

　　（3）協助客人安排好車輛。

　　6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

　　三、餐飲部接待程序

　　餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單后，應做到:

　　1、會議接待前期工作

　　（1）做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞；

　　（2）根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場；

　　（3）由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等），發現問題立即整改，力求沒有疏漏；

　　（4）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。

　　2、會議接待中

　　（1）安排優秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓；

　　（2）跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項；

　　（3）協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

　　3、會議結束

　　（1）宴會服務人員跟進會議結帳工作；

　　（2）幫助會議客人整理會議遺留物品。

　　4、會議用餐及送別

　　（1）引領會議客人用餐，并提供優質服務；

　　（2）做好餐飲帳務的結賬工作。

　　5、送別

　　（1）恭送會議客人，為賓客留下美好感受；

　　（2）客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯系交換客人。

　　6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

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